日報の使い方1つで会社成長、仕組み化が加速できる

成長する会社ほど日報を間違いなく重視しています。日報なんて、、、と思う人もいるかもしれませんが、日報という仕組みができる、日報がうまく活用できると会社がとても順調に回っていきます。ここでは日報の効果的な考え方、使い方についてご紹介します。

そもそも日報とは

日報は、1日、1日の仕事の成果、進捗、振り返り、ホウレンソウ事項などを、上司、チーム内に共有するためのものです。手書きのケースもあれば、メール、チャットに送る場合、日報管理のアプリで行う場合など、様々な方法があります。

日報の意味や、目的、効果とは

日報の意味、目的、効果というのは下記のように様々あります。

会社にとっての日報の効果

会社の目標というのは当たり前に1人1人の社員の目標、その成果が積みあがったものになります。そのため、1人1人の社員の仕事の状況を見える化することや、社員の様々な状況（仕事の進捗に限らず、困っていることなどを含め）を理解できるかということはとても重要になるわけです。また、日報は社員の日々のリアルな気づきなどになります。会社にとっての様々な気づき、経験、ノウハウをためることもできます。

チームにとっての日報の効果

チームという単位でみた場合にも、チームにいるそれぞれの社員がどのような仕事をやっているのか？など、なかなか見えないことが多い中で、日報を通じて、日報をうまく使うことで、チームであることの理解や、それぞれの仕事、役割などの連携をしやすくすることができます。

特に、上司ー部下という関係において、上司の仕事は、部下の目標達成の支援になります。この上司の仕事を実現するために、また、部下は自らの目標達成をするために上司に相談しつつ進めることが実際となる中で、日報は上司ー部下それぞれにとってとても役立つ仕組みになるのです。

社員個人にとっての日報の効果

社員個人という意味でも、1日を振り返る大変良い機会となります。ただ漫然と仕事をし続けるのではなく、そもそも何のために仕事をしていたのかという目的を意識したり、その目的が落とし込まれた目標を意識する機会となったり、もっと単純に1日1日の生産性やPDCAサイクルを回す（やったことを反省し、翌日などの改善につなげる）といったことの機会となります。

日報というのは、会社全体の目標を達成することから、チームを機能させるため、社員個人の成長の機会ともなるものなのです。

日報の書き方や項目について

日報の目的、意味、効果について書いてきました。それらが達成されるように、日報の書き方や項目についておススメのものをご説明します。

その日に行った仕事を記載

日報の基本的な内容として、まずその日に行った仕事について書きましょう。

会社によってどこまで細かく書いてもらうようにするかはありますが、基本的には、行った仕事を事実で、箇条書き程度で書くくらいでよいと思います。

事実をと書いたのが、日報はどのような形式であっても基本的に文書で上司などは見るものなので、齟齬が起きたり、解釈が生じるような内容ではよくありません。これは日報に限らず、コミュニケーションの基本といってもよいですが。

うまくできたこと、うまくできなかったこと

その日の仕事の中で、うまくできたことや、うまくできなかったことという項目があると、日々の仕事を振り返る良い機会になるのでおススメです。うまくできたこと、うまくできなかったことがそれぞれある日もあれば、どちらかしかない日もあると思いますが、ただ目の前の仕事をしているだけでなく、その仕事の中で、社員の成長を実現することを会社、上司は意識しなければいけません。その中で、うまくできたこと、うまくできなかったことの項目は効果的です。

気が付いたことや改善点

上記のうまくできたこと、うまくできなかったこととリンクしてきますが、仕事をしている中で（うまくできたことや、うまくできなかったことなどの中で）、気が付いたこと、反省、気づきなどがあると思います。これらが次の仕事の改善になるわけです。ＰＤＣＡサイクルを意識させる、意識できる項目があると良いです。

ホウレンソウ

ホウレンソウは仕事の基本中の基本ですができている社員は少ないと思います。

そのため、日報の項目としてホウレンソウをつくり、ホウレンソウを意識させること、ホウレンソウをうまく活用できる状況をつくるべきです。様々な意味において見える化ということは会社にとってとても重要な成功要素になります。

明日の予定

1日を振り返りつつ、明日以降の予定を考えて整理させます。そのことによって、スケジュールのある仕事があったか、月間目標に対して今の動きでよいのか、スムーズな段取りなどができるようになります。

仕事にかかった時間の分析

ここまでやるかどうかは会社次第ですが、下記（弊社内の日報内）のように弊社の場合には、各社員の日報内に、時間に対して何をしていたのか？を書いてもらうようにしています。これは、1つ1つの仕事の生産性を意識してもらうためにやっています。1つの仕事にどの程度時間をかけていいのか？漫然と仕事をするのでなく、1つ1つの仕事にゴールとかけてよい時間を考えて取り組むことで生産性が劇的に変わるためです。

日報の効果を高めるルールなど

日報の位置づけなどを社員にしっかりと事前に説明

日報をなぜそもそも書いてもらうのか、この項目にはどのようなことを書いてほしいのか、このような前提理解をしっかりと社員に説明しましょう。そうしませんと、日報を書くことが目的になってしまい、日報の効果や本来目的を実現することができません。

10－20分程度で書くことをルール化

日報を書くことに1時間くらい時間がかかってしまうのはやりすぎだと思います。日々書くことなので、実際の有限な時間の中で言えば、10－20分程度で日報を書き終えらることが良いと思います。1－2分で書き終わりますという場合は逆に日報の目的、意味、効果が薄れてしまうので項目などを見直したほうがいいと思います。

上司は必ず日報に目を通しフィードバックすることをルール化

社員が日報を書いたものの、そこに上司のフィードバックがないと日報の意味や効果は半減します。日報は社員個人のためのものという意味だけではありませんでした。上司にとっても日報を通じて、部下の目標達成を支援すること、そもそもの目標の進捗などを把握することなどとても重要な意味がありました。

日報は必ず当日中に提出する

日報はその日、その日を振り返ることに意味がありました。そのため、翌日になって日報を出すとか、後日日報を出すということがあってはいけません。その日中に必ず日報を出すことをルール化しましょう。

日報内の内容で気になることなどはしっかりとサポート

社員の日報を見ていて、気になることがあったりします。その場合には、放置をせずに、社員に翌日、その内容について確認をするなどしましょう。日報でホウレンソウをはじめ、社員としては上司に対して様々なことを伝えようとしています。それをしっかりとキャッチできると社員にとっても日報が大切だと実感してもらえます。

日報に対して叱責などしない

マネジメントの基本ですが、できていない上司がたくさんいます。日報のシステムなどに対して部下の書いている内容に叱責などしてしまう上司がいますがいけません。文書でのやりとりは様々な齟齬があることや、他社員からも見える状態にあると、悪い結果となってしまいます。日報内でのやりとりではなく、個別に時間をとって話すなど対応を変えましょう。

弊社の01組織クラウドにおいても、日報機能はとても重視をし、フォーマットなど大量のPDCAサイクルを回して、最も良いと思っているものを開発しました。上司ー部下、チームでの日報共有、コメント出しなどもとてもしやすいようにしています。日報システムに限らず、会社、チーム、社員個人の目標管理、タスク管理など様々な会社組織、仕組みを強くするシステムです。ご興味ある方は是非、資料のダウンロードなどよろしくお願いします。