誰でもできる状態になる仕組みづくりの手順、ポイント

組織/仕組みづくり
組織/仕組みづくり

仕組みを実際につくっていくにあたって、どのような手順で進めていくべきか、ポイントになる箇所や、よくある失敗などをご説明します。

そもそも仕組みづくりとは

仕組みづくりというのは、社長をはじめ、特定の誰かでないとできない仕事、できないことがあるという状況をなくすために、誰であってもできる状態にしていくことや、新しく何かの仕事をする人の時間がゴールに対して短縮されるようにノウハウなどを蓄積し、社内で、徹底的に言語化、ルール化、見える化をし=マニュアルをはじめ、勉強会などをしたり、そもそもの業務フローなどをはじめ見直ししていくことを指しています。仕組みづくりの対象範囲はとても広く、会社内の活動全般に及んでいきます。

仕組みづくりの手順やポイント

まずは仕組みづくりの手順やそれぞれのポイントについてご説明します。

仕組み思考を全社に言い続ける

仕組みづくりを始める前が、真逆の属人化、ワンマン化の状態であることが多いのですが、この転換には相当なパワーが必要になります。そのため、意識をして、絶対にやりきるんだという覚悟がないと、属人化、ワンマン化の誘惑に勝てず、仕組みづくりが進まないということがよくあります。そのため、経営者がしっかりと仕組み思考に変わって、全社で絶対に実現するんだということを言い続け、率先して動きましょう。

会社の全業務を洗い出しましょう

仕組みづくりをしていくために、会社の全業務を洗い出しましょう。会社内でどのような業務がそもそもあるのかを全て書き出すわけです。会社の業務の棚卸、整理にもなるため、そもそもの生産性も上がるきっかけともなります。

組織図をつくりましょう

会社の業務を書き出していく中で、何らかの軸で業務をまとめていくことができます。
軸というのは、「マーケティング」「セールス」「プロダクト」「バックオフィス」などの役割から、「商品A」「商品B」など商品などに紐づく形かもしれません。

会社の業務の整理をはじめ、その業務を誰がするべきなのかを構造的、視覚的に整理したものが組織図となります。組織図をつくることによって、会社内でどのような業務があって、誰が担当しているのかが一目でわかります。この組織図をうまく活用していきつつ、組織図を進化、成長させていくことを仕組みづくりではやっていきます。

優先順位をつけて仕組みづくりを実行しましょう

業務の洗い出し、組織図ができますと、誰が責任を持っている、どこの部分が仕組み化できていないのかということが見えるようになっていきます。はじめて仕組みづくりに着手する会社の場合には、ほとんど仕組みがないので、やるべきことが多数あると思います。

そこで、優先順位をつけていきましょう。優先順位のつけ方としては、社長がやっているものの社長でなく本来できないといけないことで簡単なものからはじめることができるとよいと思います。また、会社にとっては固定的にある業務でなくなることはないもので、誰でもできないといけないもの(最初にかかってきた電話の対応など)を仕組みにしていくとよいと思います。この両軸での優先順位づけによって、効率的に会社の仕組み化を進めていくことができます。

定期的に会社内の振り返りをして属人化がないか点検しましょう

日々動いている中で、新しい業務、やり方の変更などが出てきます。これらに対して意識をしていないと、気が付いたら属人的にルール、やり方が変わっていて、他の社員は知りませんでしたということがあります。常に客観的に、第3者的に会社内の業務を点検する機会を意識的に持つことで、属人化している業務がないか、仕組みになっていない業務がないかを確認するようにしましょう。とても大切なポイントです。

仕組みづくりにおけるよくある失敗

任せるは放置とは違う

仕組みづくりをしていきましょうとなると、社長がやっていたことを他の社員に任せることだと思い、どんどん社員に任せていく経営者がいます。間違えていないのですが、よくある失敗として、任せるが実質的に放置になっているケースがよくあります。放置というのは、「●●やっておいてね、以上。」となっているということです。確かに経営者がやらないでよくなったわけなのですが、これは属人化が経営者から別の社員にただ移っただけで、本来目指している仕組みづくりとは言えません。経営者は任せることに対してのゴールをしっかりと設定、任せた人と握りあって、任せた人ができるところまでを見守る必要があります。

仕組みづくりとはそもそも何かということをしっかりと認識をしましょう。

マニュアルをつくることが目的になってしまっている

仕組みづくりの大きな結果としてマニュアルをつくっていくことになります。

マニュアルというのは、会社内の業務のやり方においてのノウハウであり、最も効率的な方法などを誰でもできるようにすることを目的に、言語化し、見える化したものです。

間違いなく仕組みづくりにおいてマニュアルは不可欠になりますので、実践的で、使いやすいマニュアルをつくることが大切になるのですが、よくある失敗として、マニュアルをただつくることが目的にすり替わってしまっていることがあります。マニュアルはなぜ必要なのか、マニュアルは何を実現するためのものなのかをしっかりと意識しましょう。

マニュアルで解決しないこともある

マニュアルはとても重要なものなのですが、マニュアルにももちろん限界があります。

マニュアルというのは、会社内の業務のやり方においてのノウハウであり、最も効率的な方法などを誰でもできるようにすることを目的に、言語化し、見える化したものであって、マニュアルだけで、仕組み化が全てうまくいくわけはもちろんありません。

たとえば、マニュアルをみるだけで誰でもできる仕事もある半面、マニュアルをいくら作りこみしてもマニュアルを見ただけでは完璧にできるようにならないという仕事もあるわけです。その場合には、マニュアルをただつくっただけでは、仕組み化の目的を達成できませんので、「マニュアル+研修をセット」にして対応するなど考える必要があります。

仕事の一部でなく全ての仕組み化を目指す

会社の仕組み化というのは、一部分の業務だけを仕組みにして終わりということではありません。ゴールというのは、会社内の全業務を仕組み化することだと思って、計画立てしていきましょう。業務に関する仕組み化は思いついたり、対応している会社もありますが、マーケティング面、セールス面、マネジメント面、プロダクト面など会社の業務は多岐にわたりますので、これらに対しても属人化しない状況をつくっていきましょう。とても強い会社になります。

常につくった仕組みのPDCAサイクルを意識する

仕組みは一度作ったら終わりということはありません。必ず実際の仕事をしていく中で、様々な気づきなどがあり、PDCAサイクルを回して、よりよくしていくことが不可欠です。

仕組み化に意識を持って、仕組み自体をどんどんブラッシュアップしていくことが仕組みづくりの成功のためには何よりも大切になります。

 

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