意外と知らない! 就業規則と社内ルールの違い 仕事の効果を高める社内ルールの作り方

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社内ルールと就業規則の違い

 

社内ルールと聞くと就業規則を思い浮かべる方も多いのではないでしょうか?

 

就業規則とは社員の労働条件を定めたもので、出勤日や休日、福利厚生などが記載されています。

 

しかし、仕事をする上で社員には就業規則以外にも、守って欲しいことがあるのではないでしょうか…

 

例えば

  • お客様に喜んで頂けるように、店舗には常に季節の花を飾っておく
  • お客様の様子を見て、必ずひと声かけて今日の接客の感想を聞く

 

のような「気配り」「心配り」に該当するものは、就業規則で示すことではありません。

 

このような要素は「業務マニュアル」に明記して、全社員に対して同一行動を促し、会社全体のサービス提供のグレードアップに繋げるものでしょう。

 

企業によっては、「気配り」「心配り」に該当するものはクレドとして示すこともあるでしょう。

 

では…

  • 毎朝、勤務時間の10分前に出勤をして、全社員で社内清掃をする
  • 清掃後、朝礼を行い企業理念を唱和をする

 

という取り組みはどうでしょうか。

 

就業規則でも、業務マニュアルに書くことではないが、社員に意識して行動して欲しいこと…

このような内容に該当することが「社内ルール」です。

 

社内ルールは、仕事を円滑に進めるための取り組みとして、存在しています。

 

ですが、多くの社内ルールは「やらなければならない事だけど、なぜそうするのか、その実態は誰も知らない」という状況が多いのではないでしょうか。

 

就業規則も業務マニュアルも社内ルールも、会社内で行う仕事を円滑に効率よく取り組めるように示しているものです。

 

就業規則と業務マニュアルは明文化されていますが、社内ルールは明文化されていないことが多く、暗黙的で内容が不明確です。

 

それゆえ、社員の経験や意識に依存することが多く、行動の統一化が難しいです。

 

また、暗黙的に行われるので、記憶に残り難く再現性(行動の定着)が表れにくいことが多いです。

 

就業規則や業務マニュアルにも記載はないけど、社員に仕事をする上で守って欲しいと思う事ことは「社内ルール」として明文化し、行動の統一化を図っていきましょう。

 

社内ルールの作り方

社内ルールの考え方は、就業規則や業務マニュアルには記載しないが、社員に「仕事をする上で守って欲しいこと」です。

 

例えば

  • 毎朝、勤務時間の10分前に出勤をして、全社員で社内清掃をする

 

これは、職場の整理整頓、働く環境の整え方に関するルールです。

 

  • 清掃後、朝礼を行い企業理念を唱和をする

 

これは、仕事をする上での意識共有に関するルールです。

 

このように整理すると社内ルールが考えやすいです。

 

社内ルールの項目とルールの内容

社内ルールの項目とルールの内容の考え方をご紹介します。

 

職場の整理整頓、働く環境の整え方

働く環境を整えるためのルールです。

清掃の仕方、備品の置き方、書類の整理の仕方(時系列でまとめる、顧客名を「あいうえお」順で整理する)などをルール化します。

 

仕事をする上での意識共有

経営理念の捉え方、理念を実現するために率先的に行動して欲しいことなどをルール化します。

 例えば

  • 経営理念を唱和できるようになったら、お客様にも弊社の理念を伝えファン作りをする

 という内容です。

 

 「仕事をする上での意識」は、暗黙化しやすく、個々の社員の采配に委ねられることが多いです。

 それゆえ、全社員が同一の言行になり難く、理念の浸透に時間がかかる要因でもあります。

 伝わり難いことこそ、明文化し全社員が繰り返し行えるようルール化をすると良いでしょう。

 

会社で使う用語(共通言語)

 業務マニュアルに記載はないが、社内で共通用語として定着させたい言葉は、ルール化すると良いでしょう。

 例えば、

経営理念「自社に関わるすべての人が幸せになれる社会を目指します。」

「自社に関わる全ての人」とは、社員・パートやアルバイトなどで働いてくれる方・お客様・取引先・それらの方々の家族も含む。

このことを意識した言動を取ること。

 

 このように、解釈が人によって異なるような言葉は、明確にこのように考えて行動してほしいとルール化すると良いでしょう。

 

社員との関わり方(コミュニケーション)

 現在暗黙的にしていることの多くが社員同士の関わり方です。

 そのことをルールとして記載します。

 

例えば

  • 出勤時は元気に挨拶してからオフィスに入る
  • 分わからないことは抱え込まず、すぐに周囲に話して即解決すること
  • 上司に質問する時は「お忙しいところ失礼します。質問があるのですが、よろしいでしょうか?」と言って声をかける

 

 人の関わり方はルール化すると「強制的」な印象を受けます。

なかなか自主的に行動ができない社員はルール化をすることで、行動が促され他の社員と関わりやすくなります。

反面、「出勤時間10分前」や「就業時間後、必ず業務の申し送りをする」という就業規則に示された時間以外に行動することをルール化すると、「残業を強要されているが残業代が支払われない」と解釈されてしまうことがあります。

 

社員との関わり方をルール化する際は、就業規則に記載してある勤務時間を考慮しながら設定することが大切です。

 

身だしなみ

お客様と接する仕事であれば、身だしなみを業務マニュアルに記載している会社も多いでしょう。

特に制服を着る仕事の場合は、制服の着用マニュアルもありますね。

 

しかし、制服に着替える前の服装や、お客様と接しない仕事の場合は、厳密な身だしなみを定めていない場合があります。

 

例えば、身だしなみ規定に「カジュアルな服装での出勤する」という記載があった場合、人によってカジュアルの捉え方が異なります。

 

ある人は「ビジネスカジュアル」と捉え、シャツやスラックスと考え、ある人はGパン・TシャツでOKと捉えるかもしれません。

 

この意識の違いが社内トラブルに繋がることもあります。

 

あなたの会社の雰囲気は社員の見た目からお客様に伝わります。

それゆえ、社員に身につけて欲しい服装や、整えて欲しい見た目について、ルール化しておくと良いでしょう。

 

会社の備品や機材、経費の使い方

 この内容も社員個々の解釈に委ねられることですね。

 明文化できない暗黙的な要素が多いでしょう。

 

経営を支える4つの要素には「ヒト・カネ・モノ・情報」があります。

この4つの中の「カネ・モノ・情報」を使うのは「ヒト」です。

社員が同じ意識で、「カネ・モノ・情報」を扱わなければ仕事の効率性や利益アップは、なかなか実現できません。

 

経営者が望む「カネ・モノ・情報」の扱い方を社内ルールとして定めます。

 

例えば

  • 契約金額10万円以下の案件は、リーダー決済で仕事を進める
  • 契約金額100万円以上の案件は、相手企業の調査を行い社長決裁を仰ぐ
  • 競合他社に関する情報があった場合は、必ず翌日の朝礼で詳細を説明する

など。

「カネ・モノ・情報」の扱い方を判断する内容を、ルールとして定めるのもお勧めです。

 

災害時などの緊急対応

昭和時代の学校には「緊急連絡網」が存在していました。何か起きた時に、誰が誰に、どのような順番でどこに連絡をするのかを取り決めた連絡図です。

 

近年は個人情報の観点からこのような連絡網は使われず、SNSを使った一斉送信でお知らせする方法に変わってきています。

 

それゆえ、何かトラブルが起きてもSNSで対応する意識しかないため、対応が遅れ企業側にとって大きな損害に至るケースもあります。

 

ビジネスでは緊急性が生じる場合もありますので、早急に対応するような事案をルールとして明記しておきます。

 

例えば、高齢のお客様に接する仕事の場合

 ・お客様が来店時に転んでケガをされた時

  1. お客様に体調を確認し救急車の手配が必要かどうか判断し店長に連絡する
  2. お客様のご自宅(ご家族)に状況を連絡をする
  3. お客様のご家族と対応を確認し、病院へお連れするか、お迎えに来ていただくか決めて対応する
  4. お客様の状況をカルテに記入する   
  5. 翌日の朝礼で申し送りを行い、予防策について考える

 

このように、行動を細分化し対応をルール化します。

誰にでもどのように行動したらよいのかを明文化しておくと、経営者がいなくても社員だけで行動することができます。

 

この事例は、業務マニュアルに記載しても良い内容です。

しかし、他にも行わなければならない業務の中で、このようなトラブルの対処法が記載されていると、探すのに時間がかかってしまい対応が遅れることもあるでしょう。

 

急を要することで、すぐに対応が必要なことは、業務マニュアルではなく、社内ルールとして日常行動の一部と認識してもらうと、いざという時の行動がスムーズです。

 

これまで、社内ルールとして設定する項目と内容の事例をご紹介しましたが、Pointは「日常の中で全社員が統一行動できるようになること」です。

 

あなたの会社の仕事を振り返り、社内ルール化した方が良いものを考えてみましょう。

社内ルール作りのメリット

社内ルールを作るメリットは、いくつかあります。

 

  • 全社員が同じ意識を持って行動できる
  • 全社員が同じ仕事レベルを目指せる

 

社内の行動や仕事の仕方に関して、意識や認識を合わせる社内の行動が統一化できることが最大のメリットです。

 

この仕事に対する意識や認識の一致、行動の一致が「社長がいなくても回る組織」の第一歩にもなります。

 

社内ルール作りのデメリット

反面、社内ルールを作ることのデメリットも生じます。

 

これまで暗黙的に取り組んできたことは、個人の判断に委ねられてきたことです。

別の言い方をすれば「するか、しないかは個人に任せる」というニュアンスです。

 

これがルール化となると、全員「しなければならないこと」になります。

 

この「しなければならないこと」になった途端、社内から反発が生じます。

 

社員の自主的な行動だからこそ、社員の成長に繋がっていたことが、ルール化されたことで惰性となりサービスの低下になってしまうこともあります。

 

惰性やサービスの低下を予防するには、社員の行動を評価する仕組みを合わせて考えると良いでしょう。

また、多すぎるルールは社員の思考力を低下させる場合もあります。

ルールにさえ従えばいいと考え、社員自ら新しい発想をしなくなったり、よりよい方法を導き出すようなことをしなくなります。

 

また、社員同士でお互いのミスを見つけ合い、足の引っ張り合いをするようになるのも困りものです。

 

このような状況になるのでは、社内ルールを作った意味がなくなってしまいます。

 

社内ルールは仕事の効率が高まり、全社員と意識合わせが行え、会社のサービス向上に繋がる要素になることを考えて設定していきます。

 

まとめ

社内ルールは「社長がいなくても回る組織」を目指すのであれば、その一歩として取り組む要素です。

就業規則にも、業務マニュアルにも記載するような内容ではないが、全社員が共通で取り組んで欲しいこと。それによって仕事の効率が高まり、会社全体のサービス向上に繋がることをルール化します。

 

しかし、社内ルールを作りにはメリットがある一方、デメリットも生じます。仕事の効率が高まり、会社全体のサービス向上に繋がるような社内ルールを作るのであれば、経営者だけでなく全社員で内容を考えていくと良いでしょう。

 

あなたの会社の風土になるように、会社と社員に合った内容を考えていくことが重要です。

 

もし社内ルール作りに取り組むのであれば、新たなことを0からルール化するのではなく、今「暗黙的に行っていること」を可視化(見える化)することから初めてみると良いでしょう。

 

社内ルールは全社員で認知し行動してこそ効果が表れます。それゆえ、いつでもだれでも簡単に閲覧できるような工夫が必要です。

社内ルールブックを作成することも社員に周知する方法です。

しかしルールブックは持ち運びをすることで第三者に見られてしまう恐れがありますし、自宅に忘れてきてしまうと仕事では使えません。

社内において閲覧できるようにするのも良いですが、加筆修正が生じると手間になるかもしれません。

 

もしこれからルール化をするのであれば、デジタル化を目指しましょう。

デジタル化することで加筆修正が簡単に行えますし、仕事中パソコンに表示させておけばいつでもだれでも、閲覧できます。

 

緊急対応の方法などは常にパソコンに表示させておくのも運営として良いでしょう。

 

簡単に検索できて、いつでも閲覧ができる01組織クラウドの活用もお勧めです。

 

社内ルールを作ることを目的にせず、是非社員への周知・定着によって行動変容が引き起こされ、仕事の効率アップ、会社全体のサービス向上を目指して取り組んでみましょう。