目標管理シートとは？
目標管理シートとは、 会社・組織、及びその構成員の目標を可視化した上で、それぞれの進捗がどのぐらいになっているのかを可視化する ことによって PDCAサイクルを高速回転させ、最短で目標達成ができるようになるためのツールです。
例えば、弊社は以下のような形で目標管理シートを 自社開発して 運用しています。
上から会社KGI（Key Goal Indicator）、チームKGI、チームKPI（Key Perfomance Indicator）という形で目標をピラミッド状に全体把握でき、一元管理できるようにしています。システム上で日々リアルタイムに進捗状況を把握できるので、PDCAサイクルを回しやすくなります。
なぜ目標管理シートが必要か？
それでは、なぜ目標管理シートが必要なのでしょうか？
もし目標管理シートがなかったら、 チームの誰がどんな目標を持っているのか、その目標のために何をやるのか、その進捗は今どうなっているのかが他者に分からないので、いちいち「今月はどんな目標にする？」「今月の目標に対して今進捗どうなっている？」などと確認するコストが双方に発生してしまいます。
こうなるとPDCAサイクルはとても回しづらくなります。
なぜなら、PDCAサイクルで言う「Check（評価）」と言うプロセスが抜け落ちてしまうからです。
また、目標を設定している当の本人にとっても、「Check（評価）」がしにくいせいで自身の目標に対する進捗状況が把握しづらくなり、目標達成をするという意識が落ちてしまいかねません。
ですから、目標管理シートは必ず活用するようにしましょう。
目標管理シートはどんなことを書くのか？
では、目標管理シートは実際にどんなことを書くのでしょうか？
上記の弊社システムの通り、まず会社のKGIを書きます。
これは会社の今期売上目標など、数値などで達成が評価しやすい明確な目標です。
次に、各チームのKGIです、会社のKGIを達成するために、各チームに分けて、KGIを設定して書きます。
これも、数値などで達成が評価しやすいものが良いです。
次に、各チームのKGIを達成するために必要なKPIを書きます。
これもなるべく数値を用いて具体的、客観的に書きましょう。
各メンバーは、日々進捗があれば随時実績を目標管理シートに記載します。
この際、目標管理シートと併せて、日報で日々のPDCAサイクルを管理していくこともお勧めします。
目標管理シートを活用するメリットとは？
目標管理シートの概要について理解したら、すぐにでも活用を始めて行きましょう。
目標管理シートを活用するメリットは以下の５つ挙げられます。
目標と進捗状況の可視化ができてPDCAサイクルが回りやすくなる
一番大きいのは、目標とその進捗状況がリアルタイムに把握できるので、 PDCAサイクルが高速化するという点です。
目標達成にはPDCAサイクルを高速で回転させることがとても重要ですが、一番疎かにしてしまいがちなのが「Check（評価）」というプロセスです。
これが疎かになると現状把握が正しくできませんので、どんどんPDCAの精度が落ちてしまいます。
その点、目標管理シートは PDCA の「Check（評価）」そのものです。
常に目標管理シートで目標と進捗状況を確認することで、「Check（評価）」を嫌というほどできるようになりますので、PDCAサイクルが高速化します。
メンバーの目標達成意識が高まる（＝モチベーションや責任感が高まる）
目標管理シートに目標や進捗状況をアウトプットするというプロセス自体も、 自身の状況を客観的に把握できるようになることで、目標とのギャップを実感できます。
目標とのギャップを実感するということはとても大切で、これによって目標達成に対しての危機感が生まれます。
適度な危機感がメンバーのモチベーションをアップさせてくれるのです。
コミュニケーションコストが激減する
先ほどもお伝えしましたが、 目標管理シートがないと、「今月はどんな目標にする？」「今月の目標に対して今進捗どうなっている？」などと確認するコミュニケーションが双方に発生してしまいます。
その都度、「上司に進捗状況を詳しくまとめなければ、、」「どうしよう、全く進捗していないから報告が億劫だなぁ」など無駄な思考やタスク、コミュニケーションコストが追加で発生してしまうものです。
目標管理シートを活用していれば、これら一連のコミュニケーションは発生することがありません。
目標管理シートを効果的に活用するコツは？
目標管理シートを効果的に活用するコツを５つご紹介いたします。
目標管理シートの目的、重要性、記入方法をしっかりと伝える
まず、複数人で目標管理シートを活用することが多いと思いますが、各メンバーに「目標管理シートとは何なのか？」「なぜ目標管理シートを活用するのか？」「どのように目標管理シートを記入するのか？」をしっかりと丁寧に伝えましょう。
これらがうまく伝わっていないと、メンバーの記入率は大幅に落ちてしまいます。
目標を細分化して管理する
「目標」と一口で言っても、いろんな目標があります。
例えば、弊社は会社のKGI、チームのKGI、チームのKPIと階層を分けており、それぞれのKPIを各チームメンバーが持っている、という構造になっています。
こうして目標を細分化して管理することで、行った施策に対してどの施策が良かったのかor悪かったのか評価できますし、誰がどの程度KGI、KPIに貢献しているかも一目で分かります。
こうすることで、PDCAサイクルの解像度が格段と上がるのでお勧めです。
目標は「SMARTの法則」で設定する
目標設定はとても奥が深いスキルです。
なぜなら、目標設定次第で結果が変わってくるからです。
重要なのは、「SMARTの法則」に沿って設定することです。
「SMARTの法則」は以下の頭文字を取って目標設定するという目標設定におけるフレームワークのことです。
SMARTの法則
・Specific（具体的に）
誰が読んでもわかる、明確で具体的な表現や言葉で書き表す
・Measurable（測定可能な）
目標の達成度合いが判断できるよう、定量化して表す
・Achievable（達成可能な）
希望や願望ではなく、達成可能な現実的内容にする
・Related（ビジョンに合致している）
自身のビジョンや価値観と合致している内容にする
・Time-bound（時間制約がある）
いつまでに目標を達成するか、その期限を設定する
「SMARTの法則」に従って目標設定を行えば、PDCAサイクルもぐんと回りやすくなるでしょう。
成功体験を味わえるよう工夫する
アンジェラダックワース著「GRIT」でも語られているように、長期的な目標達成ができる人と途中で諦めてしまう人の違いは、「やり抜く力」があるかないかである、というのは有名な話です。
「やり抜く力」を育てるためには、「小さな成功体験」が必要であると同書では述べられています。
目標管理シートにおける「目標」でも、途方もないくらい高いレベルの目標を課してしまったらメンバーはやる気をなくしてしまいます。
小さな階段を作るなど工夫をして、「成功体験を味わえる仕組み」を作っていきましょう。
システムで運用する
これは手前味噌になりますが、目標管理シートを効果的に活用するために一から調べて試行錯誤するよりも、専用のシステムを使っていただいた方が時間削減になり効果的です。
弊社は10,000社を超える中小企業の目標達成やPDCAサイクルを回す支援をさせていただいた中で膨大なPDCAノウハウを体系化し、さらにPDCAシステムまで開発しています。
中でも「目標管理シート」はその一部ですが、弊社のシステムを使っていただけると、とても効率的に「目標管理」ができるだけでなく、PDCAサイクルを高速回転させる仕組みが手に入ります。
目標管理シートの活用事例
最後に弊社がどのように目標管理シートを活用しているのか、弊社の「01クラウド」というプロダクトを例に取ってご紹介します。
弊社はいくつかプロダクトを運営しておりますが、プロダクトごとにチームを分けて責任者を割り振っています。
以下は「01クラウド」責任者の場合のKGIとKPIの事例です。
KGI：8月末までに「01クラウド」売上150万円
KPI①：8月末までに業務提携でのウェビナー集客数10件
KPI②：8月末までに無料動画アンケート回答5件
上記のように目標管理シートは記入していくのですが、重要なことは、「KGIとKPIの整合性」です。
つまり、ここで言う「KPI①：8月末までに業務提携でのウェビナー集客数10件」と「KPI②：8月末までに無料動画アンケート回答5件」を達成したとしたら「KGI：8月末までに「01クラウド」売上150万円」は達成できるのか？が論点となります。
なぜなら、「KPIを達成したのにKGIを達成できなかった」という状況になれば、「施策が間違っていた」ということだからです。
施策が間違っていれば、次は改善していかなければなりません。
「KGIとKPIの整合性」を意識できていないと、目の前のKPI達成にばかり目を向けてしまって「仕事をしたつもり」になってしまいかねません。
ですから、「KGIとKPIの整合性」を常に論点にして、目標管理シートを確認しましょう。
まとめ
目標管理シートとは、 会社・組織、及びその構成員の目標を可視化した上で、それぞれの進捗がどのぐらいになっているのかを可視化する ことによって PDCAサイクルを高速回転させ、最短で目標達成ができるようになるためのツールです。
目標管理シートを効果的に活用することは、PDCAサイクルが回りやすくなる、メンバーの目標達成意識が高まる、コミュニケーションコストが激減するなどメリットがあります。
ただし、目標管理シートを効果的に活用するには５つのコツがあります。
しっかりと５つのコツを参考にして、活用をしていきましょう。
そうすることで、きっとチームの士気が上がり、目標達成のスピードが早まっていくことでしょう。
