テレワーク・リモートワークによって生産性を最大化する８つのポイント

テレワーク・リモートワークの現状

都内の半数超がテレワークを導入している

東京都産業労働局によると、2021年6月の都内企業（従業員30人以上）のテレワーク実施率は63.6％でした。
これは都内企業の半数を超える企業がテレワークを導入しているということです。

ポストコロナにおいての働き方がどうなるかは分かりませんが、テレワーク・リモートワークで生産性を向上することができれば、社員の働き方も多様になり、コスト削減ができるなど柔軟に施策を打てるようになることは明確です。
今回はテレワーク・リモートワークで生産性を最大化する８つのポイントをお伝えします。

テレワーク・リモートワークの課題

社内外での意思疎通、コミュニケーションが難しい

テレワーク・リモートワークで最も課題となるのが、コミュニケーションです。
やはりオフィス勤務で対面で話す時より情報量が落ちますし、ふとした時に話せるというものではないのでコミュニケーション頻度が圧倒的に減ります。
コミュニケーション不足を放置していると社内外で齟齬が生まれてミスやクレームに繋がります。

自己管理・モチベーション維持が難しい

テレワーク・リモートワークでは、多くは自宅やカフェでの作業となりますので、慣れない環境で集中できない、オン・オフの切り替えができないなどで自己管理、モチベーション維持が難しくなります。
例えば、自宅での作業は家族がいたり、ベッドやソファが同じ空間にあるとついつい家族と話したり、横になって怠けてしまいます。
カフェも通信状況や電源の有無など気にしなくてはいけなかったり、あまり長居することも憚られます。
集中できず、怠けてしまって生産性が落ちてしまう人は多いのではないでしょうか。

テレワーク・リモートワークできる環境が整っていない

コロナ前までオフィス勤務していた人にとって、テレワーク・リモートワークができる環境が整っていないことはある意味当然です。
また、会社としても対面で会わなければいけなかったり、オフィスでしかできない仕事があるなどそもそものビジネスモデルやオペレーション自体がテレワーク・リモートワークに対応できないと仕事になりません。
アドビ システムズ株式会社によると、テレワークでの課題として以下が顕在化したとされています。

出典：アドビ システムズ株式会社「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」
https://www.adobe.com/jp/news-room/news/202003/20200304_adobe-telework-survey.html

テレワーク・リモートワークで生産性を最大化させる８つのポイント

上記のテレワーク・リモートワークでの課題を踏まえて、弊社も実践しているテレワーク・リモートワークで生産性を最大化させる８つのポイントについてお伝えします。

チャット、オンライン会議を効率化

テレワーク・リモートワークではオフィス勤務で対面でコミュニケーションする機会が減りますので、オンラインでコミュニケーションをしやすい環境を整える必要があります。
オンラインでのコミュニケーション手段としてはチャット、電話、オンラインMTGがあります。
もし、まだチャットを導入せずにメールのみで仕事をしているのであれば、即チャットは導入しましょう。
チャットワーク（https://corp.chatwork.com/ja/）やSlack（https://slack.com/intl/ja-jp/）があり、弊社はチャットワークを利用しています。
チャットはメールと比べて気軽にコミュニケーションできるため、スピードが圧倒的に違います。
ただ、気軽にコミュニケーションできるためにコミュニケーションコストが増えてしまいがちです。
例えば、「了解」「ありがとう」などの簡易な返事は「リアクションボタン」のみとするなど、最低限の工数でコミュニケーションできるようにルール化することをお勧めします。

チャットだけでなく、MTGはオンライン会議システムを導入しましょう。
オンライン会議システムは
Zoom（https://explore.zoom.us/ja/products/meetings/）や
Google Meet（https://apps.google.com/intl/ja/meet/）、
Microsoft Teams（https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software）などがあります。

また、オンライン会議の日程設定も効率化しましょう。
日程調整のコミュニケーションは地味に工数がかかるものですよね。
今は自分のGoogleカレンダーと同期した日程のURLを相手に送れば、システムを通して一発で日程調整、設定ができますので、日程調整ツールを使いましょう。
相手に都合の良い日程を入れてもらったら、Zoomなどの面談URLが自動返信で送られるなど日程調整にかかっていた無駄な連絡コストも削減できます。

例えば、「eeasy」（https://eeasy.jp/）、「You can book me」（https://youcanbook.me/）などたくさんありますので、「日程調整　ツール」などで調べてみてください。

従業員の役割とミッション、行動目標を明確化

テレワーク・リモートワークでは自己管理やモチベーション管理がやりにくいという課題がありますが、これはある意味「サボらざるを得ない環境作り」をすれば課題ではなくなります。
「サボらざるを得ない環境作り」をするためには、従業員の役割とミッション、行動目標を明文化することです。
決めた行動目標が達成できない＝サボっているということを客観的にすることによって、従業員は決めた行動目標は最低限達成するように動くようになるものです。
会社としては従業員が決めた行動目標が達成できなければ評価を下げる、というルール作りをしていれば、モチベーションが高いか低いかは課題ではなくなります。

クラウドでオペレーションマニュアルを作成

業務の引継や教育なども、地味にコミュニケーションコストがかかってしまうものですよね。
クラウドでオペレーションマニュアルを具体的に作成しておくことで、業務の引継や教育などにかかるコミュニケーションコストを一気に削減できます。
弊社は独自開発したシステムで以下のようにオペレーションマニュアルを作っています。
例えば従業員に新規業務をお願いするときや、新人教育の際は、
「このマニュアルを見ておいてください。明後日のオンラインMTGの時までに不明点をまとめておいてください」
などと事前にマニュアルを共有してオンライン会議で質問事項をクリアにする、という流れで指示、教育をすればとても効率化できます。

リモートで社内トレーニング、クラウドでトレーニング動画をストック

テレワーク・リモートワークでは、コミュニケーション頻度が減る分、業務のクオリティ担保が難しくなってしまうものです。
業務のクオリティ担保、向上をしていくためにも、社内研修、トレーニングもオンラインで定例実施するなど、積極的に実施しましょう。

例えば弊社は、セールスチーム内で週1回の頻度でセールストレーニングを実施しています。
セールストレーニングはZoomでセールスのロールプレイングを行い、セールスリーダーからフィードバックをもらうという形で定期的にセールストレーニングを行っており、動画収録をして研修コンテンツとしてクラウド化し、後の教育の際に見てもらっています。

クラウド日報でPDCAサイクルを日次で管理

テレワーク・リモートワークでは、社内メンバーの進捗状況がブラックボックス化してしまいやすいです。
進捗状況がわかりにくいと、「このタスクの進捗どうなっていますか？」などと無駄なコミュニケーションが発生してしまいますし、上司としては不安ですよね。
そんな時にお勧めしたいのが、クラウド日報です。
弊社では、独自開発したPDCAシステムで毎日社内メンバーにクラウド日報を書いてもらっています。
日報は、PDCAサイクルを日時で回すことができる最高のツールです。
ただアナログで書くと時間がかかりますし、管理もしにくく、わざわざ見にいくことをしなければなりません。
クラウドで日報を社内メンバーに共有すれば、全員が自由に簡単にチェックできますし、管理もしやすいので、お勧めです。

クラウドでタスク管理

テレワーク・リモートワークだと進捗状況が分かりにくいという課題に対して、日次でのクラウド日報でPDCAサイクルを管理することと同時に、タスク管理もクラウドで行うと良いです。

タスク管理をメンバー個々人に任せてしまうのは一番良くないです。
抜け漏れが必ず発生してしまいます。

以下のようにクラウド上で今どのメンバーがどんなタスクを持っているのか、期限や進捗はどうなのかが一覧で把握できるようになっていれば、とてもタスク管理がしやすくなります。

クラウドでナレッジ共有

業務を行う上での成功事例や失敗改善事例、その他共有事項を漏れなく共有する仕組みを持っていると、業務のPDCAサイクルのスピードが圧倒的に速くなります。
この仕組みを弊社は「ナレッジ共有」と呼んでいます。

例えば弊社は以下のようにナレッジ共有を各メンバーが週1~2回以上共有しており、ミス、クレームの防止や、業務のクオリティ向上にとても役立っています。

クラウドでファイル共有・管理

テレワーク・リモートワークで必須となるのが、クラウド上でのファイル共有、管理ができる仕組みです。
弊社は独自開発したシステム上で一環してファイル保存、管理、共有を行っています。
どこにどんなファイルがあるのかが初めてのメンバーでも分かるようにしておくことがポイントです。

まとめ

以上、弊社も実践しているテレワーク・リモートワークで生産性を最大化させる８つのポイントについてお伝えしました。
一つずつ、着実に実践していただくことで、オフィス勤務していた時よりも生産性が上が流でしょう。
テレワーク・リモートワークへの対応は、環境整備という末端の問題ではないです。
ビジネスモデル自体を転換させる、時代を反映させる良いチャンスだと捉えましょう。
ビジネスを根本から見直していくことが、ポストコロナにおいての成長にレバレッジをかけていく上で重要だと考えます。

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