動画マニュアルは外注と内製どちらが良い?判断の基準となるメリットデメリットを解説します!

社員研修/教育
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はじめに

従来から、業務遂行のためにマニュアルを作成することは日常的に行われていました。

当初は紙ベースのもの、次にパソコン上のファイルとしてワードやパワーポイントなどで作成されることが多かったのですが、近年、動画によるマニュアル、すなわち「動画マニュアル」を作成して、社員の教育、製品の紹介、説明などにあたることが多くなってきました。

この記事では、動画マニュアルとは何か、というところから、動画マニュアルの種類、誰が動画マニュアルを作るのか(内製か外注か)など、メリットデメリットを確認しながら解説しました。

動画マニュアルとは

そもそも動画マニュアルとは、従前の紙のマニュアルでは分かりづらかった、ものの使い方、製品の紹介、業務のやり方、などを動画で解説したものです。

動画マニュアルが近年普及してきた理由として、

・動画の制作環境が容易になった

・様々な動画共有サービスによって動画を公開しやすくなった

・紙ベースで理解できないという人が増えた(日本語能力を含む)

ということが挙げられます。

テクノロジーの進歩とそれに伴う技術等の一般化によって、動画マニュアル自体も随分と普及し、作りやすくなりましたが、そもそもなぜ動画マニュアルを作る必要があるのでしょうか。

動画マニュアルの目的と意義を確認していきましょう。

動画マニュアルをなぜ作るのか

動画マニュアルは社内における用途と、顧客に対して行うもの、などその用途は多岐に渡ります。

例えば社内における動画マニュアルの目的として、動画マニュアルの活用によって

・社員教育を簡単にし、教育担当の負担を軽減させる

・業務内容の標準化、効率化

など、会社の抱えている課題をクリアするということが挙げられます。

顧客に対しては、取扱説明書だけでは分かりづらい商品の詳しい使い方を理解することができるようになる、などの効果があります。

動画マニュアルのメリット・デメリット

それでは、動画マニュアルを作成することにはどのようなメリット、デメリットがあるのでしょうか?

動画マニュアルには様々な意義や、目的を見いだすことができるため、その中でも上述の、社内向け、顧客向け、という形のものを一つずつご紹介します。

動画マニュアルのメリット

動画マニュアルの主なメリットにはこのようなものがあります。

・社内向け:多くの情報を均質に視覚的に伝えることができる

・顧客向け:商品の使い方を理解しやすく、問い合わせを減らすことができる

以下、確認していきましょう。

社内向け:多くの情報を均質に視覚的に伝えることができる

社内マニュアルに動画を活用するメリットは、多くの情報を視覚的に伝えられる点です。

紙では分かりにくい細かな動きも正確に把握しやすいため、理解がスムーズになり、質も向上します。
例えば研修やOJTの場合、指導者のスキルによって教えられる側の理解度が左右されがちですし、紙のマニュアルではそれぞれの解釈によって差が生まれやすいのに対し、動画であれば同じものを再生するだけなので大きな差が生じません。

また繰り返し確認できることも大きな利点です。
確認ために質問などを繰り返す必要も減り、指導側の負担軽減につながります。
また、接客業では、接客での実際の動きを確認することがしやすかったり、事務職などでは、操作方法を学べるなど、様々な場面で動画マニュアルが役に立ちます。

顧客向け:商品の理解がしやすく、問い合わせを減らすことができる

顧客に対して動画マニュアルを用いるメリットには、問い合わせ数の削減につながる点が挙げられます。

取扱説明書を読むだけでは分からなかった商品の利用方法も、動画になっていれば実際にどのように使うかを映像で確認することで、より使い方が理解しやすくなります。

例えば公式サイトやYouTubeに動画を用意しておくことで、電話などで問い合わせる前にユーザー自身で利用方法を確認できる体制を整えられます。

もし動画を確認する前に問い合わせがあった場合でも、回答として、詳しくは動画のマニュアルを確認してください、ということで、動画のURLを送れば、ユーザーの理解を促進でき問い合わせにかかる工数を削減することも可能です。

なぜなら、動画の魅力として、文章・画像だけでは伝わりにくい工程を「動き」で説明することができます。そのため、何をどのように操作すればよいのか直感的に理解することが可能です。

また、動画には映像だけでなく音声も入っています。
ナレーションなどで説明を加えられるため、複雑な作業の場合でも様々な工夫を取り入れることでより理解を深めることも可能です。

動画マニュアルのデメリット

次に、動画マニュアルのデメリットとして下記の2つをご紹介します。

・社内向け:マニュアル制作コストが高くなる、動画を見る時間がかかる

・顧客向け:変更があった場合、修正コストが高い

もちろん動画マニュアルにはデメリットもあります。

社内向け:マニュアル制作コストが高くなる 動画を見る時間がかかる

社内向けに動画マニュアルを作るデメリットは、マニュアル制作にかかるコストが高くなる点です。誰に動画の制作を依頼するかでコストは大きく変化します。

例えば社内で動画を作った場合は工数がコストに。

外注した場合は、金額がコストになります。

また、簡単な作業を自社で動画マニュアル化するのであれば大きな手間はかかりませんが、動画のクオリティや、時間数などによってはコストがかかります。

クオリティの高い動画を作成する場合は撮影・編集の機材やスキルが必須なので、紙やWebよりも費用・工数がかさみます。
特に
外注するとなると予算の確保が必要となるため、着手するまでに時間を要することもデメリットです。

ただし、動画マニュアルは印刷コストや指導の人件費などを軽減できるため、長期的な目線で見るとコスト削減の可能性があります。
初期費用と将来的なコストとを比較し、自社にとってどちらが有益かの判断が必要になります。

また、文字ですぐに説明できるものに対して動画を作れば、それを見るための時間がかかるので、こちらはコストになります。

何をどう動画マニュアル化するのかは社内でしっかりと意思統一する必要があります。

顧客向け:商品やサービス内容に変更があった場合、修正コストが高い

顧客に対して動画マニュアルを制作した場合、商品やサービス内容変更時の修正コストが高くなる点がデメリットとして挙げられます。

ネット上のクラウドサービスやSaaSのサービスでは、商品自体のアップデートが頻繁に行われ、日々サービスが進化していくことが考えられます。

自社で提供しているクラウドサービスの使い方を解説した動画マニュアルの場合、サービスのアップデートに合わせて動画マニュアルを修正することが必要です。

動画と実際の動作がずれていると、顧客にとっては疑問が広がることになり、今の自分の状態も含め、現在の状況を理解することが難しくなります。

せっかく動画マニュアルによって問い合わせを減らす、という状況を作っているにも関わらず、マニュアルが更新できていないことによって、問い合わせが増えてしまう可能性が出てきてしまいます。

顧客向けの動画マニュアルを用意するのであれば、サービスアップデート時に、動画マニュアルができていない場合の対応についても準備をしておく必要があります。

いつの時点での動画なのか、動画マニュアルとサービスの更新をリンク、現在の画面と異なる場合があるといったように動画がまとまっている場所にあらかじめ注釈をいれておくことも重要です。

動画マニュアルを内製化するメリット・デメリット

このようにメリット、デメリットもある動画マニュアルですが、情報を受け取る側としては非常に親切な仕様である動画マニュアル。
やはり作りたい、となったときに、
誰がその動画を作成するのか、というところが問題になります。

この点、下記のふたつが可能性として考えられます。

・社内で内製化

・外注

以下、それぞれのメリット、デメリットについて見ていきましょう。

動画マニュアルを内製化するメリット

動画マニュアルを内製化するメリットとしては、以下の3つが挙げられます。

マニュアルに込めた意図が反映されやすい

内製化では、社内の担当者が動画の制作を行うことになります。
外部委託した場合に比べ、制作の意図を伝えやすく、
コミュニケーションを取るのが容易なので、より意図を反映した動画を作成することができます。
まず社外との打ち合わせの時間を短縮することが出来ます。

もし外部委託先との意思疎通が上手く出来ていなかった場合は、希望する動画マニュアルが作成されない可能性があります。

外部委託先との相性やコミュニケーション次第の部分がありますが、制作費を支払うのに思ったものが出来上がらない、ということは依頼者として避けたいことです。

内製化であれば、技術の多寡はあれど、コミュニケーションによって意図を反映した動画を作りやすいのがメリットです。

スケジュール調整が容易

外注の場合と比較して、内製の場合はスケジュールの調整が容易です。
外注先の予定が混み合っていた場合、納期自体も後ろ倒しになってしまうことが往往にしてあります。
新製品のリリースのタイミングなどとずれてしまえば、顧客にとって不便なものになってしまう可能性があります。

内製の場合はある程度のスケジュールの融通がききますので、自社のタイミングで制作をすることが可能です。

予算を少なくできる

動画マニュアルを外注する場合、もちろん長さや内容にもよりますが、約15~30秒の動画で数万円~が相場です。

例えば、アニメが入っていたり、俳優さんを起用するなど制作期間やスタッフの調達がかかるものについては、数十万円~数百万円になることもあります。
動画制作を外注した場合、制作費の内訳として、スケジューリングから台本制作、撮影、編集などの作業費が含まれていますが、内製化する場合はこれらの作業費を人件費で賄うことが可能です。

そのため、外注先の持っている技術などに対しての作業費がかからず、機材と内製スタッフの人件費のみの最小限の予算で動画マニュアルを作成することが可能です。

動画マニュアルを内製化するデメリット

反対に、もちろん内製化のデメリットもあります。
メリットと対になる形で下記のデメリットが存在します。下記紹介していきます。

動画のクオリティが外注に比べれば低くなる可能性がある

内製化ということは、社内のメンバーに動画の制作をしてもらうことになります。全くのゼロから動画の制作をする、となると、まずは動画の編集について覚えるだけでも工数がかかりますし、プロに比べるとクオリティが低下することは否めません。

社内に動画編集経験のある人間がいるかどうか、というのは運になってしまうため、ゼロから動画作成をすれば、いくらコミュニケーションが取れても技術の面で作りたいものを作りきることが難しくなります。

この点は費用とクオリティを天秤にかけて判断する必要があります。

通常業務との調整

内製化でスタッフをゼロから動画マニュアルの制作に当てるとなると、今までそのスタッフが行なっていた通常業務について、他のメンバーをアサインするか、または別に時間を作るなどの調整が必要になります。

新しい仕事が増えることで、通常の業務にも支障をきたす恐れがあり、その点スケジュールの調整が容易ということとのバランスを取るのが難しくなるでしょう。

この点については、社員のスケジュール管理がうまくできないと、デメリットになる可能性があります。

機材などのコストがかかる

いくら外注費がかからないとはいっても、動画マニュアルの作成に必要なものとしては編集ソフトや最低限の機材などのコストがかかります。

どのラインで予算を組むのか、という点も、しっかりと試算して調整しないと、むしろ逆に外注よりもコストのかかる結果になってしまう可能性があります。

こちらもしっかりと判断をする必要があるでしょう。

動画マニュアルを外注するメリット・デメリット

では次に、外注のメリットとデメリットについてみていきましょう。

動画マニュアルを外注するメリット

クオリティの高い動画が作成できる

外注先は慎重に選ぶ必要がありますが、そののち選んだ外注先については動画制作のプロです。
素人が作るよりもクオリティの高い動画が作成でき、自社の意図が反映されたものが作成できることがメリットです。

機材もその会社のものがもともとあるので、画質などについても良いものが期待できます。

社員の業務に対して影響がない

もちろん打ち合わせなどの時間は必要ですが、動画を作成することに比べれば少ないでしょう。
社員の通常業務に影響が出ない、というのが外注の魅力です。

社員の生産性をお金で買っている、という考え方もできるでしょう。

この辺りバランス感覚が意思決定者の判断にとっては重要です。

動画制作を外注するデメリット

スケジュール通りに進まない可能性がある

外注先は他社の案件も大量に持っている可能性があります。そうすると、着手することや進行含め、ある程度の幅を持たせたスケジュール管理をしているはずです。

そうすると、先方から提示されるスケジュールが当初考えていたものよりも長かったり、内容のすり合わせなどで時間がかかった場合にさらに時間が増えてしまうなど、スピード感のある作業にならない可能性があります。

この点は認識のすり合わせや明確な納期の提示、密なコミュニケーションを行わないと、内容、スケジュールともにグダグダになってしまう可能性があります。

打ち合わせなどで一定の時間を使う

内製に比べれば、使う時間は少ないものの、事前の業者選び、予算の確定、先方との見積もりの調整など、本来外注しなければ必要なかった時間というのは一定数かかります。

これに迷ったりしていると、ずるずると時間がすぎて、結局内製した方が早かったのではないか、という可能性が出てきます。

業者の条件、業者選びの期間、納期、金額など、先にある程度の枠を決めて、担当者には必ず伝えておくべきでしょう。

動画マニュアル内製化の実例

営業代行会社

動画にロールプレイングの実例や、ケースごとの対応をまとめ、新人にはその動画マニュアルを見るように指示しておきます。

その指示を元に営業の練習を行い、またそれを動画実例として残し、PDCAを回すことで、営業のスクリプトの定着や、ケースごとの対応を理解することができます。

実際の研修に必要だった日数を3ヶ月から1ヶ月に短縮することが可能になりました。

社内研修(ビジネスマナー)

社内研修も、動画を見ることで圧倒的に理解しやすくなります。

例えばビジネスマナーでは、文字ではわからないようなことも動画で見ることで実際の立ち居振る舞いを理解することができます。

コロナ下で、集合して研修がしづらくなった現在においては、動画でのマニュアル活用によって、新人のビジネスマナーなど格段に研修の効率をあげることが可能です。

クラウドサービスの利用マニュアル

実際の人物を撮影するのではなく、操作の画面を録画することで、顧客に利用方法の解説をすることが可能に。

従来はパワーポイントなどに赤丸をつけて文字を入れ、ステップごとに細かく注釈をつけるという作業が必要でしたが、実際に話しながら画面を操作しているものを録画することで、どういう動き方をするのかを確認しながら利用方法を理解することが可能になります。

まとめ

動画マニュアルは内製か外注か、それぞれのメリットやデメリットを比較しながら、自社にあった判断をする必要があります。

自社の予算・動画マニュアルが必要な時期・社員の業務との関係、など総合的に考えてどちらを選択するか決めましょう。

内製:コスト低い、クオリティ普通、期間調整可能

外注:コスト高い、クオリティ高い、期間調整難しい

誰が見る必要のある動画マニュアルなのか、どのようなクオリティ感が必要なのか、迷った時は上記を考えながら決断をしていくことが重要です。