組織化には社内ルールが重要!作り方や注意点を徹底解説

組織/仕組みづくり
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皆さんの会社に、社内ルールはありますか?
明確に規定されていなくても、服装はスーツでなければいけないなど、最低限守らなけれないけない決まりがあるかと思います。
一方で、ダイバーシティや働き方改革の影響で、その決まりに対して違和感や息苦しさを感じる声も多くなっています。

ジェンダーやセクシャリティ、国籍、年齢など、多様性が叫ばれるようになった今、働き方にも多少の”自由さ”が求められています。
例えば、少し前だと男性はスーツ、女性はオフィスカジュアルが主流でしたが、
仕事内容に支障が無い限り、服装を会社で規定する必要があるのでしょうか..?

社内ルールは会社が独自で決めるルールであり、その厳しさなどは社風によって様々で、「何が正しいルールである」と断言はできません。

この記事では、社内ルールの必要性や、例を交えての作成方法を解説します。
これから社内ルールを作成予定の方や、社内ルールの見直しを考えている方はぜひお読みください。

社内ルールとは

社内ルールは、会社独自のルールのことです。
例えば、服装や髪色などが外見的なことから、働く上での考え方などの、意識的な部分まで決められている会社もあります。
社内ルールは社風と持ちつ持たれつの関係で、社内ルールによって社風が変わりますし、社風に合わせて社内ルールが変化することもあります。

就業規則との違い

まず、就業規則とは何かを確認しましょう。

就業規則とは

労働者の賃金や労働時間などの労働条件に関すること、職場内の規律などについて定めた職場における規則集です。

職場でのルールを定め、労使双方がそれを守ることで労働者が安心して働くことができ、労使間の無用のトラブルを防ぐことができるので、就業規則の役割は重要です。

引用元:1 就業規則に記載する事項 2 就業規則の効力 – 厚生労働省

 

常時10人以上の従業員を使用する使用者は、労働基準法(昭和22年法律第49号)第89条の規定により、就業規則を作成し、所轄の労働基準監督 署長に届け出なければならないとされています。就業規則を変更する場合も同様に、所轄の労働基準監督署長に届け出なければなりません。

引用元:モデル就業規則について-厚生労働省

とあります。

 

一方、社内ルールの作成は義務付けられておらず、内容も自由に作成できます。
かなり細かい部分まで規定している会社から、社内ルール自体がない会社もまちまちです。

なぜ社内ルールが必要なの?

社内ルールがなくても仕事はできます。
では一体、なぜ社内ルールを作成する必要があるのでしょうか。

労働環境が整い、生産性アップ

社内ルールは柔軟なので、時代に合わせて変えていくことが可能です。
時代の風潮や個人が感じる違和感を社内ルールに落としこみ、社員ひとりひとりのモチベーションアップや、会社全体としての生産性アップを図ります。

例えば

コカ・コーラ ボトラーズジャパン

社員ひとりひとりの多様性を尊重することが、個々人の抱える就労における制約に囚われず、能力を最大限に発揮できるという考えの元、
ダイバーシティ&インクルージョン推進を重要な経営課題として位置づけ、配偶者の定義や、育休に関する規定の改定などを実施。

ZOZO社

1日8時間労働に疑問を持ち、社員の6時間労働を許す仕組みを導入。かつて「ろくじろう」と名付けられたフレックス制度。
導入年の調査によると、昨年の10~12月のスタッフひとりあたりの労働生産性が前年比25%上昇。また、一人当たりの一日の労働時間も9時間台から7時間台に減少。

規律が生まれ、事故防止につながる

私たちは普段、さまざまなルールを守って生きています。

・エスカレーターは歩かない
・お年寄りには席を譲る
・温泉では泳がない
などなど。

ルールを守っているからこそ、私たちは事故なく安全に、不自由なく生きていけます。

もっとわかりやすく言うと、中学生や高校生時代を思い浮かべてください。校風に合わせた校則がありましたよね。
例えば私の出身校だと、進学校&神道だったので「不純異性交遊の禁止」などがありました。(男女でのお付き合いが禁止)

校則がある理由は、その学校の生徒であるという意識を持たせることと、ルールの範囲内で生徒を守ることだと私は考えています。

これを会社に置き換えると、社内ルールに沿って思考することで、会社の一員であるという意識が芽生え、ルールに従って仕事をすることによって、大きなミスや不祥事の発生を防ぐことができます。

社員の成長

社内ルールにはマニュアルや作業手順なども含まれます。
社内ルールとして一番ベストで効率的な「仕事の仕方」を規定しておけば、社員はそのルールに則って働くだけで、回り道をせずに最短で成長することができます。

株式会社ウェイビーでは、ワークフローと言う機能を使って仕事のやり方を規定しています。

例えば、メルマガの送付だと

メルマガを送る理由と手順をこちらで決めているので、担当者はこのワークフローに沿って仕事をするだけで仕事が終わります。

もう一つ、01組織クラウドのセールス〜CS(カスタマーサクセス)までのワークフローをお見せします。

この手順に従えば、セールス〜その後のサポートまで誰でもできるようになります。

社内ルールの作り方

上記を踏まえた上で、早速社内ルールの作成方法について説明していきます。
今回は、既にあるものを改訂するのと、新規で作成する場合に分けて説明します。

既存のルールを見直す

社内ルールの作成からしばらく経ち、一切更新していないようであれば、これを機に見直してみましょう。

ポイント1:経営理念と乖離していないか確認する

経営理念に沿っているか確認しましょう。
まず念頭においていただきたいのは、日々の業務は「経営理念を実現するため」だと言うことです。

経営理念と社内ルールが乖離していないか、今一度見直してください。

ポイント2:自由度を見直す

おさらいになりますが、社内ルールは社風と持ちつ持たれつの関係です。
自由な発想と発言が認められ、風通しの良い会社なのに、ルールが厳しすぎると、社員から猛反発を買うことになります。

例えば株式会社ウェイビーは、社員一人ひとりを「起業家」とし、自分で考え実行に移す仕事のやり方を推進しているので、毎月の目標に対してどう動くか、どれくらいの時間を割くかを割と自由に決めることができます。
一方で、「最小工数で最大の結果を出す」ことを良しとする考えの元、仕事の手順はかなり細かく設けられています。

社風に合わせて社内ルールを調整しましょう。

ポイント3:時代の風潮に合わせる

凝り固まった、オールドスクールなルールになっていませんか?
例えば、もし女性だから/男性だからという考えのもとに社内ルールを作成している場合、直ちに改善が必要です。

ポイント4:色んな人に意見をもらう

社長ひとりで、幹部だけでなど、一部の人のみでルールを作成していませんか?
そのルールは誰のため・何のためになのかを明確にしましょう。

例えば既存ルールに関して社内にアンケートを取るなど、社内の意見を生かして改善してください。

新たにルールを作る

ルールが全くない場合、一体何から決めればいいのかわからない方が多いと思います。
下記に例を記載しますので、参考にしてください。

一般的に社内ルールで決められていること一覧

  • 共通言語
  • 報酬/評価制度
  • 効果的な仕事のやり方
  • 仕事の考え方
  • 仕事の手順(マニュアルやワークフロー)
  • 休暇の取り方
  • 身だしなみ
  • 社内カレンダー(休日やイベントなど)
  • 緊急連絡先
  • コミュニケーションルール
  • 解雇や退職について

会社が大きくなって人数が増えると、決めることももっと多くなっていきます。
ルールがいくつ増えても、これだけは忘れないでほしい!というポイントをお伝えします。

ポイント1:目的を明確にする

ルールの目的を明確にしましょう。

「社員が能力を最大限に発揮できるように」
「自由な発想ができる環境づくりのため」

など、様々かと思います。

一方で、よく耳にするルールに
「新卒は始業1時間前に来てオフィスを掃除する」
「社内で使用する資料は全てA4紙、ホッチキスは左上で止める」
など、なぜこんな決まりがあるのか分からないものもありますよね。

人は理由がないとなかなか動けない生き物です。
今一度、「何のため」「誰のため」かを考えてルールを作成しましょう。

ポイント2:業務内容との整合性を確認する

実際の業務に支障が出るようなルールはいけません。

例えば、PCの持ち出し。
これは多くの会社で議論されていることかと思います。
機密事項を取り扱う会社ほど、PCなど情報の詰まった端末の持ち出しには慎重になりがちかと思いますが、外部での打ち合わせが多かったり、リモートワークが可能になった昨今、なかなか「持ち出しを一切禁止する」というルールは厳しいのではないでしょうか。

作成時には、業務内容との整合性をしっかりと確認しましょう。

ポイント3:特権階級を作らない

貴族社会で無い限り、特権などは一切要りません。
社員が守っているのに、一部役職や社長だけ守らなくても良いという状態になると、ルールに対しての反感を招き、形骸化してしまいます。

例えば、
・新入社員は大きな声で挨拶しないと注意されるが、2年目以降はしなくてもいい。
・備品購入は事前に申請が必要だが、課長クラスは事後でもOK
など。

ひとりでもルールを守らない人がいると、我も我もとルールを破る人が増えていきます。特権階級はつくらず、皆に平等なルール作成を心がけてください。

ポイント4:社風に合わせる

社内風土に合わせたルール作りが大切です。
「既存のルールを見直すの」箇所でご説明した、自由度と考え方は同じです。

私が最近耳にしたルールで良いなと思ったものは、

・2時間までお昼寝OK
お昼を食べたあとは眠くなってしまうので、そのまま寝ても良い

・オリジナル祝日
祝日がない月は疲れるので、社内でオリジナルの祝日を作る

などです。

ただこの社内ルール、かなり大きな金額が動くような会社だと、なかなか受け入れられません。
緊迫感がある現場でお昼寝をされたらひとたまりもありません。

社内ルールが社風を形成し、社内ルールもまた社風によって変化していきます。
このバランスを心がけて作成してください。

まとめ

社内ルールの考え方、作成方法のイメージはついたでしょうか?
社内ルールにはテンプレートも正解もありません。
会社ごとに独自のルールが存在し、会社の規模や時代の風潮に合わせ徐々に進化していきます。
本日ご紹介したポイントを踏まえながら、ルールの改定や作成をしていきましょう。

簡単に社内ルールを作る方法はこちら