ナレッジ共有とは?活用方法と効果についてご説明します

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マネジメント 組織/仕組みづくり 経営戦略

ナレッジ共有とは、社員一人一人のノウハウ・経験を社内で共有することです。
言葉は知っていても、実際に「ナレッジ共有」をうまく行えている企業は多くないのではないでしょうか。
本記事では「ナレッジマネジメント」の重要性や実践的なポイントをご紹介いたします。

ナレッジ共有とは

ナレッジ共有の意味をしっかりと理解し、経営に落とし込めている方はどれくらいいるでしょうか?
まず、ナレッジ共有の上位概念であるナレッジマネジメントについてご説明します。

ナレッジマネジメント

ナレッジマネジメントとは、ナレッジ共有によって属人化を失くし、「社長がいなくても回る、強い組織・仕組みづくり」を実現させる経営手法です。
ナレッジマネジメントは正確に日本語に訳して理解することは難しく、knowledge manegimentの日本語訳はそのまま”ナレッジマネジメント”とされています。
なぜなら、ナレッジ=知識とは微妙に異なり、マネジメント=管理というわけでもないからです。

ナレッジマネジメントの考え方

ナレッジマネジメントは一般的に
・「知識管理」
・「知識経営」
と訳されることが多いです。
ここで注目すべきは、「知識経営」と訳されていることであり、先述したように、ただ知識を管理することではないことがわかります。

ナレッジマネジメントの定義

1990年代半ば、野中郁次郎氏によって、ナレッジマネジメントは下記のように提唱がなされました。

野中郁次郎氏の『知識創造企業』によると、

①知識は明確な言語・数字・図表で表現された「形式知」と、はっきりと明示化されていないメンタル・モデルや体化された技能としての「暗黙知」という、二つのタイプに分けられます。

②「形式知」と「暗黙知」はお互いに作用し合い、お互いに成り代わります。

③組織の「知」は異なったタイプの知識(暗黙知と形式知)、そして異なった内容の知識を持った個人が相互し合うことによって創られます。

上記のような、形式知が暗黙知に、暗黙知が形式知に成り代わり、知識が創造されることを「知識変換モード」と呼びます。

共同化・・・個々人の暗黙知(思い)を共通体験を通じて互いに共し合う
表出化・・・その共通の暗黙知から明示的な言葉や図で表現された形式知としてのコンセプトを創造する
連結化・・・既存の形式知と新しい形式知を組み合わせて体系的な形式知を創造する
内面化・・・その体系的な形式知を実際に体験することによって身に付け暗黙知として体化する

これは、「SECIモデル」と呼ばれ、ナレッジマネジメントの基礎理論として広く知られています。

SECIモデルのスパイラルによって組織の「知」は創造されます。

ナレッジ共有の立ち位置

ナレッジマネジメントにおいて、ナレッジ共有は「暗黙知」を「形式知」に転換させる役割を持ちます。

実際にどのように共有していけば良いのでしょうか。
まず、共有するべきナレッジを4つご紹介します。

共有するべきナレッジ4つ

成功・失敗などの事例

個人だけが体験した成功・失敗事例を共有しておけば、勝ちパターンやつまずく部分を事前に知っておけるので、会社体として強くなるための、圧倒的な時短となります。

ノウハウや業務プロセス

社長や、トップセールスマンなど、一部の人だけが持っていたノウハウ、効率的な業務プロセスを共有することによって、全社員の能力値と生産性、を一気に向上できます。

個人データ

属人化の特徴ですが、顧客などのデータが共有されておらず、担当が変わるときに引き継ぎがうまくいかず、お客様に迷惑がかかる…なんてことが多くあります。
個人に紐づく情報を共有しておくことによって、顧客への適切な対応が可能となり、顧客の満足度がどんどん上がります。

その他

各種資料やログイン情報などを共有しておくことで「あれどこ行ったっけ?」、「ログイン情報なんだっけ?」というタイムロスをなくすことができます。

ナレッジ共有のメリット

次に、ナレッジ共有をすることによる、会社にとってのメリットをご紹介します。

会社全体の能力値がアップする

何事も、白地のままスタートするより、先陣の足跡を辿った方が早くゴールにたどり着きます。
社長が今まで経験してきた成功体験を共有しておくことによって、他の社員はそれを参考に業務を行うことができるので、何も知らずに業務を行った時よりも、かなり効率的に、効果的な結果を出すことができます。

ひとりしか体験していなかったこと(失敗事例やそこから得た教訓など含め)を共有することにより、個人に集中していた経験を他の社員も追随できるので、社員一人一人の戦力化にかける時間が減り、会社としてのパフォーマンスが一気に向上します。

業務の効率化

ナレッジの共有は無駄な時間を省き、業務の効率化にとても役立ちます。
中小企業の多くは人に仕事が紐づいていることが多く、さらには会社で仕事のやり方を指定しているわけでもないので、独自のやり方で仕事をしてしまっています。
さらに、新入社員に仕事を教える場合も、独自のやり方のまま教えてしまうので、どんどん属人化に拍車がかかります。

そこで、業務プロセスを一番効率的で効果的な方法で、誰がみてもわかるように共有しておくことによって、教える時間をわざわざ取らなくてもよくなります。

コミュニケーションコストが下がる

コミュニケーションコストとは、業務上で人と人が意思疎通をする際にかかる時間や労力のことを言います。
例えば、上司から部下に仕事を依頼するとき、進捗報告などです。説明に時間がかかればかかる程、コストは高いといえます。

コミュニケーション能力の問題もありますが、大体は相手との共通認識や共通言語のすり合わせができていないことで起きています。

事前に社内用語や前提事項(自分の会社では当たり前に知っておくべきこと)を共有しておくことにより、説明の時間を省くことができるので、コミュニケーションコストを下げることができます。

ナレッジ共有の方法

弊社が提供する01組織クラウドには、ナレッジ共有に役立つ機能が豊富に揃っています。
弊社の使用例と共に、ナレッジ共有の方法をご紹介します。

事例集

弊社では、最低でも週に1個は事例を共有することをルールとし、成功・失敗・残念・共有事例を共有しています。

成功:契約が取れたり、何かうまく行ったことなどの成功事例を共有しています。
失敗:こういうクレームがあった、こういう経緯で失敗をしてしまった、などを共有することによって、同じ失敗への対策を立てることができます。
残念:失敗とまではいかないが、単によくなかったことを共有しています。
共有:社内に蓄積しておくべきことがあれば、共有しています。

このように事例を貯めていくことによって、個人が経験したものを誰でも簡単にアクセスしてみることができるようにしています。

ワークフロー

会社にいくつ仕事があるのかを棚卸しし、一つ一つをステップ分けして共有しています。

ある仕事をするのに、一番効率が良く効果的な方法を、ステップに分けて作成します。
このワークフロー通りにやれば、例えば新入社員でも質問なく仕事ができるようになるのが理想です。

用語/ルール集

社内特有の用語や社内ルールを徹底的に言語化し、共有しています。

新入社員には必ず、この用語/ルール集を一通り見てもらい、理解をさせています。
また、日々の業務でルール通りにできていない人がいたら、「このルール集を見といて」など指示をしています。

ナレッジ共有を効果的に運用していく

日本においてナレッジ共有は「知識管理」として認識されることが多いですが、効果的に運用することも可能です。
「SECIモデル」の表出化・連結化・内面化を意識して運用していきましょう。

暗黙知を形式化→既存のナレッジを組み合わせて新たなナレッジを想像→実際の業務に落とし込んで体に身につける(暗黙知として一体化させる)→暗黙知を形式化・・・の繰り返しで、ナレッジを都度更新していきます。

まとめ

今回は、ナレッジマネジメントという経営方法の中の重要部分、ナレッジ共有についてご説明しました。
ナレッジといってもさまざまなものがあるので、この記事を参考に皆さんの会社でもナレッジ共有を推し進めてください。

01組織クラウドには、今回の記事でご紹介しきれなかった「ナレッジ共有機能」が豊富です。
ぜひ下記サイトから詳細をご覧ください。

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