社内用語とは?社内の認識を統一して確認工数を削減!用語集作成のポイント・注意点を解説します

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この記事の3つのポイント
①社内用語とは何かがわかる
②社内用語のメリットがわかる
③社内用語を運用するための用語集について理解できる

はじめに

会社の組織内では、業務に際して様々な用語が使われています。
言葉に様々な意味があるのが日本語の特徴です。
したがって業務で使う用語について、その運用に当たっては様々な悩みが生じます。

特に、会社内専用の意味を持っているのが社内用語。

具体的には下記のようなものが代表的です。

・業務を行うにあたり必要な用語だが、なかなか覚えてもらえない

・人によって用語の解釈が異なり、コミュニケーションのエラーが起き、確認に工数がかかる。

・用語が増えたり、意味が変わった(定義が変わる)ことによって更新に工数が必要。

上記のような課題を解決することで社内の用語を統一することはスムーズな業務の進行には必要不可欠です。

この記事では社内用語とは何か、というところから、社内用語を浸透させる方法、用語集の作り方、注意点などを解説していきます。

社内用語とは?社内用語の定義

そもそも社内用語とは何でしょうか?

一般名詞として定義されている用語と、業界全体で認識されているその業界特有の業界用語との違いを確認します。

社内用語とはご自身の会社の組織内やチーム内で通用する用語のことです。

この社内用語がしっかりと定義づけされて、社員の認識が統一されていれば、一つ一つの説明を省け、業務の効率が高い状態を維持することができます。

これができていない、例えば別のチームで用語の意味などが統一されていないと、認識がずれて確認の工数が必要だったり、ずれたまま進行して手戻りが発生するなどのエラーが起きてしまいます。

チームごとに違う意味で使われていることもあり、社内での誰にでも通じる言葉ではないこともあります。

また、社内だけで通用する言葉なので、社外の人に通じる必要はありません。

似たような言葉で、業界用語や専門用語という言葉がありますが、社内用語とはどのように違うのでしょうか?

業界用語や専門用語との違い

似たような言葉として、業界用語や専門用語、というのがあります。

社内用語とはどのように違うのか、それぞれの言葉の意味を確認してみましょう。

社内用語は、他社の方との会話では通じません。
そもそも社内で使うように作られているので、例えば同業種の方であれば業界用語、もう少し広げてその専門領域では専門用語を使うようにしましょう。

社内用語を使うメリット

それでは、社内用語を使うことにはどのようなメリットがあるのでしょうか?

人間のコミュニケーションにおいて、言葉には意思疎通という大きな目的があります。

その意思疎通を簡単に、そして強固にするために、事前に共通の認識を作っておくことで、コミュニケーションが円滑に、少ない時間で達成することが可能になります。

具体的には、下記の3つのメリットがあります。

・用語の意味を定義づけることで、誰が聞いても同じ意味で理解できる

・秘匿性の高い情報もスムーズにやり取りできる

・チームの結束やチームカルチャーの醸成につなげられる

用語の意味を定義づけることで、誰が聞いても同じ意味で理解できる

社内用語は、一般的な意味の認識を離れて、その解釈を一通りに定義できることにメリットがあります。
あらかじめ意味を一通りに定義し、社内に周知・徹底することで、人による解釈の違いを防ぎ、明確でスムーズな意思疎通が可能です。
コミュニケーションのエラーを防ぎ、確認の工数を削減することができます。

秘匿性の高い情報もスムーズにやり取りできる

社内用語を整備することで、隠しておきたいと思うような内容でもスムーズにやりとりをすることができるようになります。
これが2つ目のメリットです。

例えば飲食店の場合、衛生的に問題のある生物が出没した場合や、お手洗いに社員が行く場合など、お客様に知られるとよろしくない言葉をそのまま使ってしまうことは避けるべきです。

そういう場合に、例えば筆者がアルバイトしていたハンバーガショップでは、トイレの場合、

・3番

休憩は

・1番

などのように、別の単語に言い換えて共通認識を持つ、ということを行っていました。

別の言い方では「隠語」という形で、問題のない別の言葉に言い換える、これも社内用語の用法の一つです。

これも新入社員に「3番」と言ったところで意味がわからなければコミュニケーションにミスが起きてしまいます。
この認識をしっかり統一することが、円滑なコミュニケーションに繋がります。

社内やチームがまとまり、会社やチームとしての文化が生まれていく

社内用語を作成したり、その認識を統一していく過程、あるいは統一された社内用語を使って日々の業務をこなしていくことで、同じ用語を共有でき、そのことで社内がまとまっていきます。

また、その会社の良さを積極的に社内の用語に採用していくことで、会社の文化というものが新たにできていき、活気ある職場の雰囲気に繋がっていきます。

社内用語の活用には、用語集の作成、活用が必須

社内用語のメリットを解説してきましたが、このメリットを享受するには、社内用語の定義をしっかりと定め、誰もがすぐに見られる状態に置いておく必要があります。

そのためには、社内用語を一つにまとめた用語集を作成し、全員が理解しておく必要があります。

社内用語を社内に浸透させるには、用語集の活用が重要

社内用語を社内に浸透させ、社員の認識を統一するには全社レベルでの意識づけ、合意形成が必要です。

同じ用語でも、社内での定義が曖昧で、様々な解釈が生まれてしまうと、認識の相違が生まれてしまうため、余計な調整や確認に工数を割くことになってしまいます。

用語の明確に定義された、用語集を作成し、全社で共有することが重要です。

社内用語を覚えてもらうためには、見やすさ、検索しやすさが重要

単に用語集を作ったとしても、誰も見ないようなところにあったり、見にくいものであれば、日常的に使ってもらうことはできません。

すぐにアクセスできる場所において、いつでも検索できるようにしておくことが重要です。

従業員にとって新しい用語を覚えることは手間がかかり、ともすれば覚えること自体をせずに、業務の効率を下げてしまう、という可能性は大いにあります。

必要な情報をすぐに見られるよう、紙ベースではなく、クラウド上などに、辞書のようにおいておくことがポイントです。

用語集の作り方のポイント

では、具体的にどのような用語集を作れば良いのでしょうか。

用語集の役割は、その用語について誰が見ても解釈が1つになる定義づけです。

したがって、用語集に必要な要素は、最小単位では用語名とその定義です。

その他、下記のものなどがあると、より分かりやすくなります。

・用語名

・用語の定義

・使用場面の例

・参考画像

・関連URL

などがあると良いでしょう。

これを、全員が簡単にアクセスできる場所に置いておき、すぐに確認できることが重要です。

社内用語を使う際の注意点

最初に述べた通り、社内用語は自社のみで意思疎通ができれば良いものです。

もちろん会社や社会の状況に合わせて定義が変わることもあります。

用語集の活用時には上記のような観点から、使用の際の注意点があります。

社内用語はTPOに合わせて使う

社内用語は自社での意思疎通を簡単にし、解釈を一つにする、という目的があります。

他社の方との打ち合わせなどで、自社のみの社内用語を使えば、他社の方にはその意味が通じず、コミュニケーションにおいて齟齬などが生じます。

また、自社のメンバーだけで社内用語を使っていれば、他社のメンバーには疎外感を与えかねません。

コミュニケーションや意思疎通を円滑にするという目的で作った社内用語が、社外の方との意思疎通を難しくしては本末転倒です。
社内用語を使う際は自社内のみにとどめ、TPOをわきまえた利用を心がけましょう。

会社の現状にすぐに更新する、更新したら周知を徹底する

社内の状況に合わせて、用語の意味や解釈が変わる可能性があります。

例えば会社のサービスが変わっているのに、用語の意味を修正しなくては、結局その用語についての認識がずれることになります。

用語集は会社の現状に合わせて日々更新していくことが望ましいでしょう。

また、更新しただけでは、更新したこと自体を社内のメンバーが知らない、ということも考えられますので、更新をした、という周知を徹底して、社内のメンバーの認識もアップデートしていくことが重要です。

まとめ

社内用語の本来の目的は、用語の認識を統一して、社内の意思疎通をスムーズにすることです。

それによってコミュニケーションにかかる工数を減らし業務の遂行を円滑に、かつ短縮することが可能です。

そのためにはしっかりとした用語集の作成と日常的な更新など運用徹底を行うことで、社内の認識を常にアップデートすることが重要です。

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