仕組みがないなら人を採用するな

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社員研修/教育 組織/仕組みづくり

仕組みがない中で人を採用して、雇って、結果、●さんは良かった、悪かったと社長は一喜一憂します。
人にはそもそも良し悪し、得意不得意があるのは当たり前で、ほとんどの会社は人に依存した会社設計をしています。
人に依存した会社設計というのは、もちろん面接などをして会社との相性やその人の適性など確認するものの、基本的な軸は、この人は良い人か悪い人、仕事ができそうな人かそうでないかなど、その人がどうかということに主軸を置きます。
このような人に依存した会社設計では、この人は良かったけど、あの人は悪かったという考え方になり、うまくいかなかった場合には採用を失敗したなという帰結になりがちで、これをずっと繰り返すことになります。

人の採用以前に、誰でも最低限の結果を出せる仕組みをつくってから人の採用は間違いなくするべきです。成果を人に依存してはいけません。
仕組みがあることで採用本来の目的である業績拡大などを実現しやすくなりますし、圧倒的に人の問題という大きなストレスを抱えずに済むことになります。

 

ここでは人の採用の前になぜ仕組みが必要なのかをご説明します。

ほとんどの会社は採用と仕組みづくりの順番を間違えている

多くの会社は人の採用と仕組みづくりの順番を間違えています。
会社が忙しくなってくると何となく人を採用しようと採用に動きますが、採用以前にまずは仕組みをつくることを徹底するべきです。
これは社員が1人もいないときであっても同じでまずはとにかく仕組みをつくることが大切です。

そもそも仕組みとは何か

仕組みとは、会社の考え方、ルール、仕事のやり方が明確になっており、その会社で働く上で、何をどうしたらいいかがわかり、最低限の結果を出せる状態のことです。
仕組み通りにやってもらうことで誰でも最低限の結果を出せる状態にすることで、人に依存しない会社経営をすることができます。

仕組みがない会社に人が入るとどうなるか

仕組みがない会社というのは仕事が完全に人に紐づいてしまっている会社で、下記のような状態にあります。

 

・会社内に存在する仕事が明確に整理されていない

・1つ1つの仕事の仕方が整理されていない

・人によって仕事の仕方が異なる

・仕事を教える仕組みがない

・どのくらいの時間でその仕事ができるとよいのかが定まっていない

仕組みがないこのような会社に人が入るとどうなるでしょうか?

 

そもそも、仕事が整理されておらず、1つ1つの仕事の仕方も整理されていません。
教えることもなかなかできないため、新しい人が入ってくると「空いている時間に、ちょっと教えて、あとはやっておいて」のような形になってしまいます。
これをOJTと言えば聞こえはよいですが、実態は放置に近いわけです。
仕組みがない会社で働いている人は属人的でとても忙しかったり、そもそも仕事のやり方も整理をされていないのでちゃんと教えることができません。

結果としてあまり教えられていないのに、仕事を割り当てられて何とか頑張ってという状態になってしまいがちです。
このような状態の中で成果を出せる人というのは本当にごくわずかなのですが、社長は何もないところから自らやってきているのでそれが当たり前であって、自分で何とかしてほしい、できるだろうと思っていたり、そうは思っていなかったとしても仕組みをつくることの重要性がまだ理解できておらず人依存の状態を続けてしまうのです。

仕組みがないと入社した人からすると理不尽な結果になってしまうことも

入社した人の目線になってみると、ちゃんと教えてもらっていないのに結果ばかりやたら厳しく求められるようなことがあったらどう思うでしょうか?
とても理不尽に感じるかもしれませんし、この会社で活躍したり、成長する自分の姿を見出せるでしょうか。

仕組みというのは、仕事のやり方だけの狭いものでなく、入社をした人の戦力化を早くするものであって、そのことによって、会社が求めている仕事、成果を出せているということ、働いている人にとっても戦力になっているという実感そのものを持たせられるもので、働いている人の自己肯定感に大きく影響してきます。
このように思わせられる仕組みも考えてつくるべきのなのです。
人は自らの成長を実感できていて、かつ、必要とされて、認められている環境に身を置こうとするわけです。

 

仕組みがない会社というのは人に依存する結果となり成長の仕組みがなく離職がとても多くなりがちです。
離職が起きるので、同じように人に依存したまま採用を繰り返すことになります。

仕組みづくりの一歩目は経営理念をつくること

仕組みづくりの一歩目は経営理念をつくること、しっかりと具体化することだと思っています。
会社の目的は経営理念を実現することです。
人を採用する目的は経営理念を実現するためです。
経営理念というと仕組みには関係なさそうで、仕組みというとマニュアルをつくったり、社員教育をしたりを思い浮かべるかもしれませんが、マニュアルにしても、社員教育にしてもそれらはすべて手段に過ぎず、すべては経営理念実現のためにあるわけです。

この会社は何を目指しているのかを明確にすることが仕組みづくりの間違いなく第一歩になります。
>業績が上がるわかりやすい経営理念の作り方も合わせてお読みください。

仕組みづくりの本質は言語化→見える化すること

経営理念をつくることが間違いなく仕組みづくりの一歩目ですが、経営理念をつくっただけでは仕組みにはもちろんなりません。
経営理念を実現するために経営戦略を考えて、具体的な目標に落とし込みしながら、日々の仕事に挑むことになります。

また、日々の仕事それ自体を誰でもできるようにワークフロー、マニュアルにしたり、必要に応じて社員研修などをしていくことで目標の実現を目指すわけです。

日々の仕事の仕方だけ仕組みにすればよいかと言うと、それだけ足りません。
なぜその仕事をそもそもするのか?という目的=経営理念を伝え、また、ただ目的を言うだけでなくその具体的な実現方法=戦略がないと人はなかなか動けません。

 

そのため、経営理念→経営戦略→目標→仕事に分解をしていき、この一連の流れをそもそも繋げて仕組みをつくっていくことが必要になるのと、下記のようにそれぞれを仕組みにしていくことも欠かせません。

・経営理念を浸透、実行させる仕組み

・経営戦略を浸透、実行させる仕組み

・目標設定、進捗管理などPDCAの仕組み

・仕事の仕組み→ワークフロー、マニュアル、社員研修など

 

仕組みづくりの本質は会社内のあらゆることを言語化して、見える化していくことにつきていきます。
言語化、見える化を経営理念から最終の仕事にまで実現していくわけです。

 

>社長がいなくても成長する仕組みは徹底的な見える化からも合わせてお読みください。