社長が忙しい、時間がない２つの理由
個人商店の感覚のまま
社長が忙しい、時間がない理由の１つ目は、個人商店の感覚のままであるということです。
事業が拡大してきて人を雇えるようになるまでは、社長は個人商店の感覚で十分やっていけました。
自分自身で営業をして売上を作り、バックオフィス業務もして、マーケティングを行って、社長ですべてをこなしていました。
ただ組織化となると話は違ってきます。
新しく雇う人は社長より優れていることはほぼほぼありません。
経営的視点を持っているわけでもありません。
社長が普通にできた仕事をその新人は2倍3倍の時間がかかってもできません。
ついつい社長の常識を社員に押し付けたくなって、ストレスが溜まってしまう、、というのはとても分かります。
ただ、そういうものなのです。
仕方がありません。
こんな時に社長がやるべきことはただ一つです。
それは、認識を変えることです。
今すぐ個人商店の感覚を卒業しましょう。
ここまで個人商店として人を雇えるようになったこと自体、素晴らしいことです。
ただ個人商店と組織運営は「種目」が違います。
個人商店の感覚のままではいつまでたってもスケールしません。
組織運営の感覚を学びましょう。
社長の仕事を知らない
社長が忙しい、時間がない理由の２つ目は、社長の仕事を知らないことです。
先ほどの個人商店の話と関連しますが、社長の仕事はオペレーションではないです。
社長の仕事は強い組織、仕組みを作ることです。
この認識の違いひとつで、社長の時間の使い方を大きく変わっていきます。
社長はオペレーションはやらない。
強い仕組みづくり、組織づくりをしていく。
この事を肝に銘じましょう。
それでは強い組織、仕組みを作るために具体的に何をしていけばいいのか、9つの具体的施策をご紹介します。
社長が忙しい、時間がないを解決する９つの具体的施策
社長がやるべき仕事を体系的に知る
個人商店として成功している人は、ほぼ全員、組織化、仕組み化のタイミングで躓きます。
それはなぜかと言うと、組織作り、仕組み作りというのは、仕事の種目が違うからです。
これまで学んだことがないからです。
なので、どんどん社長自身が忙しくなり、時間が無くなります。
これは、社長がやるべき仕事を知らないから起こりうることです。
まずは社長がやるべき仕事は何かを体系的に知りましょう。
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経営計画書を作って今やるべきことを明確化
社長が忙しい、という状態に陥っているのは、 やらないことを決められていないからです。
時間の使い方が上手い人ほど、やらないことを決めています。
忙しい人ほど、あれもこれも手を出してしまってどれも中途半端な結果になってしまっています。
なので、やらないことを決めましょう。
では、 どのようにしてやらないことを決めるのか？
それは、経営計画書を作ることです。
経営計画書を作ることで、将来どの方向に向かっていて、そのために今何が必要なのか、 何をやるべきなのか 、逆に何はやらなくていいのか、が明確になります。
特に、 3年から5年の中期経営計画書が重要です。
1年程度の計画書はどの経営者も作っています。
ただ、 3年から5年の中期経営計画となると、解像度が一気に落ちてしまう経営者がほとんどです。
そもそも作っていないでしょう。
3年から5年の中期経営計画を 解像度高く作り込むことができれば、そこから逆算した1年先の経営計画書はもっと解像度が高まります。
一年の経営計画書から、 月次に何をやるべきかということまで逆算していけば、今月何に注力すべきか、何をやらなくていいのかが必然的に明確になります。
ですから、やらないことを決めるために、 経営計画書を今すぐ作りましょう。
組織図を作って社員の役割を明確化
社長が忙しい、 時間がない状態に陥ってしまうのは、人に効率的に仕事を任せられてないからです。
正社員でも業務委託でも良いので、可能な範囲で人に仕事を任せていきましょう。
そのためには、 経営計画書に基づいて 組織図を作ることが大事です。
組織図を作れば、それぞれの人の役割が明確化できるからです。
例えば、 弊社は下図のように組織図を作り、役割を明確化しています。
誰がどんな役割を持っていて、具体的に何をするのか、どこまでが業務範囲なのか、客観的に言語化して指し示すことが重要です。
誰が何をするのかが社長自身も明確になることで、仕事を人に任せやすくなります。
また、 任せられた本人も、そもそも自分の役割なので、ストレスを感じることなく、 スムーズに仕事をすることができます。
ですので、人に仕事を任せる前に組織図を作って役割を明確にしましょう。
クラウドで目標管理
仕事を人に任せる段階になると出てくる問題が PDCA の仕組み化です。
例えば誰がどんな目標を持っていて、今どれほど進捗しているのかリアルタイムに分からずに、 ストレスが溜まるという経験はないでしょうか？これは、 PDCA を仕組み化できていないことが原因です。
下図のように、組織図で割り当てられた担当者それぞれが目標を持ち、今の進捗状況をリアルタイムに更新しているという状態がクラウドで一元管理できたらどうでしょう。
上記のストレスはなくなります。
このように、 クラウドで目標管理する仕組みがあると、各メンバーがどんな目標を持っていて、今どれほど進捗しているかがリアルタイムに把握できるので、会社の PDCAサイクルも回しやすくなります。
クラウドでタスク管理
社長はどんどん仕事を人に任せるべきですが、あなたは誰にどんな仕事を任せていて、そのタスクの進捗状況はどうなっているのか、サポートしきれているでしょうか？
クラウドでの目標管理と合わせて、タスク管理もクラウドで行うととても効率的です。
さらに言えば、担当者の目標から逆算したタスクを持っているという構図を実現していることが重要です。
担当者にとって、自分の持っている目標と関係ないタスクを任されても、やる意味がないと感じてしまうからです。
それぞれのタスクが、 どの目標に紐づくタスクなのかも一元管理できると尚良いでしょう。
クラウドでこのようにタスク管理ができれば、社長自身が誰にどんな仕事を任せているのか、その進捗はどうなっているのかをリアルタイムに把握できるので、効率的ですし、精神的にもとても楽になります。
クラウドで日報管理
社長はこれまで自身のPDCAサイクルを回すことは、プロ中のプロです。
ビジネスマンとして優秀でなければ社長は務まらないからです。
ただ、 個人商店と組織運営は種目が違うということを話しました。
社員がPDCAサイクルを回すことに長けているかどうかは全く別問題です。
PDCAというワードを知らない人もたまにいるほどです。
ですので、日々のPDCAサイクルをサポートしていく必要があります。
それを実現できるのが日報です。
日報とは日時のPDCAサイクルを回す最適な仕組みです。
ただ紙ベースで日報管理をすることは避けましょう。
かさばりますし、 チェックも面倒だからです。
日報で書く項目は決めておきましょう。
例えば、 うまくいったこと、うまくいかなかったこと、改善策、その他報告事項、 今日やったこと、明日やること、これくらいが最適です。
あまり多すぎても各本人の負担になりますし、 継続できません。
クラウドで日報を提出してもらい、毎朝社長自身が確認しましょう。
社員数が多い場合は、上司となる存在が日報をチェックすれば OK です。
可能であれば、 一言コメントを入れましょう。
その一言のコメントがあるだけで、社員は「よし頑張ろう」と思えるものです。
クラウドで社内用語、共有アカウント管理
新人が入ってくると、 社内で当たり前に使われている専門用語や、共有アカウント情報のやり取りにボトルネックが生じてしまうものです。
社内のコミュニケーションを円滑化するためにも、社内用語の定義は客観的にしておき、共有アカウントの管理も適切に行うことが大切です。
「○○ってどういう意味ですか？」「○○のアカウント情報を教えてください！」などの無駄なコミュニケーションを減らしましょう。
成功事例、失敗事例の社内ナレッジ共有
例えばセールス業務を任せることになった場合、どんなセールストークがお客様に刺さって、逆にどんなセールストークが断られやすくなるか、などの成功事例、失敗事例の社内のナレッジをストップして、共有する仕組みがあると、会社全体で PDCAサイクルが早く回って行きます。
PDCAサイクルが早く回るということは、時間の短縮が出来ているということです。
先輩セールスマンが体感して得たセールスコツを、新人セールスマンが一瞬で分かるという仕組みを持っておけば、学習する時間を削減出来ます。
成功事例、 失敗事例の社内ナレッジ共有をする仕組みを持ちましょう。
ワークフロー、マニュアル、社内研修で社内教育を効率化
人に仕事を任せるとなった時に苦労するのが、社内教育、仕事の引き継ぎです。
こんな時に、クラウド上でワークフローやマニュアル、社内研修動画などのコンテンツを持っていれば、「まずはこのマニュアルを見といてください」と事前に資料共有をして、1回の簡単なミーティングだけで仕事の引継ぎが可能になったり、 人に仕事を教えるという工数を削減できます。
新人セールスマンに、セールスのロールプレイング動画を事前に観てもった上でセールスに望んで貰えば、最初から精度の高い生ですができるようになります。
このように、 ワークフローやマニュアル、社内研修動画などのコンテンツを整備しましょう。
社内報で社長の思考を浸透させる
組織づくり仕組みづくりがうまくいっていない会社ほど、社員が「社長が何を考えているのかわからない」と ミスコミュニケーションが起きていることが多いです。
社長にとっては、声に出して思いを伝えているつもりでも、 社員にとっては伝わっていないといった状況を頻繁に見聞きします。
社長の思いや会社の方針などは言い過ぎなほど伝えていくことが重要です。
例えば社内メンバーだけが確認できるブログシステムなどで、 社内報を定期的に発信すれば、社内メンバーは社長の考えてることや会社の方針が客観的に分かるので、仕事のモチベーションもアップします。
まとめ
以上、 社長が忙しい、 時間がないを解決する9つの具体的施策についてお伝えしました。
今回の記事を参考にして、まずは社長の仕事は何かを整理して、一つひとつ仕組み作り、組織作りをしていってください。
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