会社の経営方針を説明することから、仕事のノウハウ、具体的な仕事の仕方の変更まで、様々なことを口頭で伝えることが多くあると思います。
しかしながら口頭で伝えた場合、その場ではわかりましたというリアクションをもらっても、口頭の特性上、伝えられた社員はそのことをすぐに忘れてしまうことがしばしばあります。
また、口頭で伝えるというのは、その場にいた人に対してのみ有効であって、その場にいなかった人に対しては意味がまるでありません。
会社が何かを社員にちゃんと伝えようと思った場合には、口頭で伝えることもそうですが、確実に文字にして伝えて、確認することがとても重要になります。
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口頭、対面の説明の限界
口頭、対面での説明には下記のような限界があります。
・忘れてしまう
・うまく伝えられるか話す人の力量による
・話す人が伝えるべきことを抜け漏らしてしまう
・理解力が人任せになってしまう
・その場にいない人には伝わらない
もちろん口頭、対面で伝えたほうがいいことやメリットもありますが、しっかりと伝えたいことについては文字にして社内共有をすることが不可欠です。
社内へ何かを伝える場合は文字を基本にする
社内に対して何かを伝える場合、重要なことは文字で伝えることは絶対にするべきです。
文字にしつつ、内容によっては口頭、対面の両軸で伝えることが効果的です。
もちろん口頭、対面のみで伝えることが良いこともあると思います。
ただ、原則として、文字で伝えることをルール化できると、会社としては結果、効率的に運営していきやすくなります。
以下では文字で伝える際の重要なポイントをご説明します。
情報が蓄積され、整理され、活用しやすい仕組みにする
文字で何かを伝える場合のメリットは残すことができることです。
とはいえ、ただ文字をチャットツールなどで送っただけでは、確かに検索すれば残っていますよねということはできますが、会社のノウハウとしてその伝えたことにアクセスしやすい状況を最初から設計したり、伝え方のフォーマットを決めたり（マニュアル、ワークフロー、社内ルール、事例集など）、社内情報共有のツールなどを活用して蓄積、整理、活用を容易にできるようにするべきです。
チャットツールを使っている人であればイメージがつくと思いますが、様々なことがチャットで送られてきても流れていってしまいます。
そのため蓄積して、その蓄積したノウハウを活用するということはチャットツールではとてもしにくいわけです。
社員のリアクションを確認できるようにする
ただ蓄積される仕組みだけでなく、その内容に対して社員の気づきや理解度などが確認できることも大切です。
一方的に何かを伝えることに意味があるわけでなく、しっかりと伝えたいことが理解をされて、その理解に基づいて正しい動きをしてほしいわけなので、伝えられた人がしっかりと理解しているかどうか、どう思ったかなどのコメントなどができるようにするととても効果的です。
変更の履歴（内容、日付）がわかる
何かのルール、マニュアルなどを変更した場合には、何を、いつ、誰が、なぜ変えたのかということがわかるような状態にすることが望ましいです。
日々の仕事の中でしっかりとこのような変更履歴を残すことをしないと、知らぬ間にルールが変わっていたり、何が最新なのかということがわからなくなってしまって、社内が混乱することがよくあります。
これは何かを伝える際の運用のルールづけということでもありますが、仕事をしていると様々な変更などは起きてきますので、極力シンプルなルールで常にこのようなプロセスなども見えるようにしておくべきです。
