「自分でやったほうが早い」を続けると未来のない会社が出来上がる

社員研修/教育
社員研修/教育 組織/仕組みづくり

中小企業や小さな会社ほどリソースがありませんので、社長や特定の仕事ができる人があれもこれもという感じであらゆる仕事をやっていることがよくあります。
とても属人的な状態になってしまっているわけです。
仕組みづくりとは、属人的な状態でなく、誰でも、同じような成果を出せるようにすることです。

属人的な状態から抜け出して、仕組みづくりをするためにはまず「自分でやったほうが早い」をやめることが必要になります。
仕組みづくりは急がば回れです。

「自分でやったほうが早い」となってしまう理由

そもそも忙しくて教える時間がとれない

仕事が属人的になればなるほど、その人からすれば属人的ではあるのですが仕事のやり方を知っているわけです。
会社が属人的になってしまうほど、属人的に働いている人はその人がいないといけないので大変忙しい状態が続きます。
そのため、自分のやっている仕事を誰かに教えようとなったとしても、教えることがそもそもなかなかできないことがあります。
もちろんこれは本末転倒な話ですので、未来を見据えた際に、属人的な会社の状態では成長できませんのでまずは何としてでも時間を捻出する必要があります。

教えられた人ができないとすぐに諦めてやってしまう

これが最も多くあることですが、教えた人からすると、教えられた人がすぐには仕事ができるようにならないので、お客様を待たせることはできない、細かく教えている時間がもったいないなどの理由で結局自らがやってしまうことがあります。
仕事を結局独占してしまって奪ってしまうわけです。

教える内容が言語化されたり、整理されていない

属人的に仕事をし続けている会社には仕事のやり方などが言語化されているようなことはありません。
教えるという場合でも口頭で最小限の時間で感覚的に教えることしかできていなかったりします。
仕組みづくりは誰でも同じような成果を出せることを実現するものです。
そのことによって会社の持続的成長が実現できます。
仕組みづくりを進めていくためには、言語化していくことが不可欠になります。

>仕組みがないなら人を採用するな も合わせてお読みください。

仕組みづくりを成功させるためのポイント

仕組みの実益を理解する

自分でやったほうが早い、自分でやったほうが良い結果になるというのはある意味で当たり前の話です。
それはずっとその仕事を貴方が独占してきて、その仕事についてPDCAサイクルを回してきた結果です。
貴方は何もないところからその仕事がうまくできる方法をPDCAサイクルを回す中で属人的に蓄積してきました。
これからその仕事を新しくする人には、貴方と同じようにゼロから仕事のやり方を見つけさせて、PDCAサイクルを回させる必要はないわけです。
貴方の仕事の仕方、何を大切にしているのかを言語化し仕組みをつくるわけです。
間違いなく仕組みによって新しくその仕事をする人は仕組みがないときに比べて早く仕事ができるようになるわけです。
これが仕組みの実益になります。

仕組みをつくることの緊急性、必要性が高いことを理解する

そもそもですが仕組みをつくらないで、属人的な状態で仕事をし続けるとどうなるのかを考えることです。
誰でもわかると思いますが属人化というのはリスクしかなく、持続的な成長はできません。
仕組みづくりがいかに緊急性や必要性が高いか強く認識するべきです。

仕組みづくりは最高の投資であることを理解する

仕組みづくりができると間違いなく仕組みがないときに比べて会社の生産性が上がったり、業績が良くなっていきます。
その意味で、仕組みづくりは会社成長にとって最高の投資になります。
しかし、仕組みづくりは一朝一夕ではできませんので投資です。
お金という意味ではなく時間などのコストは必ずかかります。
ただ、その投資のリターンは間違いないものです。

より難しい価値を生む仕事は無数にあることを理解する

社長の仕事は日常業務をし続けることではありません。
未来を考えて、未来を強くすることが社長の仕事になります。
社長が属人的になってしまって日常業務で手一杯になってしまうと誰が会社の未来を考えて、未来を強くするのでしょうか。
仕組みがあることによって社長が社長としての仕事に専念することができるわけです。