多くの個人事業主や中小企業は、「人手不足」や「属人化」に悩まされています。
そこで『労働生産性の向上』が大切になってくるのですが、なかなか目の前の業務に追われ、手をつけられていない人も多いのではないでしょうか。
今回は生産性向上に役立つツールの一つである、チェックリストについてご紹介します。
チェックリストは生産性向上のみならず、仕事の人的ミスの防止、スムーズな業務引き継ぎにも役立ちますのでおすすめです。
チェックリストとは
チェックリストとは業務の抜け漏れをなくすための道具です。
自分の記憶を頼りに業務を進めると、必ずミスが起きてしまいますし、また、そのようなやり方を続けていると、属人化に繋がります。
属人化してしまうと、社員一人一人のやり方に違いが出てきますので、業務のパフォーマンスに差が出てきてしまい、最悪の場合はクレームにも繋がります。
その点、チェックリストは上から業務進めていくだけなので、漏れやミスを防げますし、誰がやっても同じ品質・認識で仕事を進めることができます。
チェックリストの効果
チェックリストとは何かがわかったので、次はチェックリストの効果をご紹介して行きます。
ヒヤリハットを防ぐ
ヒヤリハットとは、重大な事故や災害には至らないまでも、それに直結してもおかしくない一歩手前の出来事のことを言います。
その背景には、数多くの不注意・不安定な状態が潜んでいるので、チェックリストを用いることによって、それを改善することができます。
生産性を向上させる
生産性とは、あるモノを生み出す（生産活動）にあたり、生産諸要素をどれだけ効果的に活用したかを表す割合のことを言います。
生産活動の本源的な要素は、主に土地、資本、労働の3つで、
例えば、最新のITツールを導入したとしても、それを運用する人が不慣れで操作ミスをしてしてしまうと、ITツールをうまく使いこなせなかったり、事故につながってしまう可能性があります。
このような場合、労働の活用度が低い=生産性が低いということになります。
チェックリストは、現状把握と明確な指示、情報の可視化に最適なので、生産性の向上に大きく期待できます。
業務引き継ぎに有効
業務引き継ぎとは、部署異動や転職などで、自分とは別の人が業務を担当する場合に、仕事や業務の内容を後任者に伝えることです。
引き継ぎがきちんと行われないと、後任者が仕事の業務内容などを理解できずに、業務に支障をきたしてしまいます。
チェックリストを作っておけば、後任者は業務内容や、やり方をしっかり理解することができます。
＞工数激減！スムーズな「業務引き継ぎ」のためのマニュアル作成４ステップと５つのポイント
チェックリストの作り方
最後に、効果的なチェックリストの作り方をご紹介します。
チェックリストの活用場面は、お客様対応、バックオフィスなど様々ですが、基本的なものは全て同じです。
業務手順を時系列で書き出す
エクセル、手書き、ワードなどに、あなたの頭の中にある業務手順を、時系列に全て書き出しましょう。
手順は順序が変更になったり、手順が追加になる場合が多いので、なるべく簡単に変更可能なもので作成するのがお勧めです。
コツは、「誰が見ても質問が出ない」ようにすることです。
社内独自の用語やルールがある場合は、別途用語・ルール集を用意しておくと良いでしょう。
見やすく工夫する
手順をまとめた次は、見やすくするために文字に色をつけたり、大きさを変えていきましょう。
ずっと同じ文字色、大きさだと途中で飽きてしまったり、集中力が切れて読み飛ばしてしまいます。
特に注意すべき箇所や、新規で追加になった手順を赤く色をつけるなどしてわかりやすくしましょう。
例）
支払い報告書の作成
ステップ1：支払額の管理リストを更新する
毎月初5営業日以内に更新していきます。
★下記を入念にチェックし、更新しましょう
・紹介者名
・契約内容
・支払い回数
・単価
・料率
ポイントやコツを書き足す
仕事のポイントやコツを記載しておきます。
手順通り進めても解釈は人それぞれなので、その中でも一番効率的なやり方記載しおくのがおすすめです。
また、仕事のコツや効果的なやり方も書いてあるとなお良いです。
チェックリストの品質管理をする
毎日行う仕事は、PDCAがかなり回るので、日々改善されていきます。
そのため、チェックリストも改善が必要になってきます。
改善されないと、実際の業務とチェックリストに書いてあることが異なっていきますので、徐々に使われなくなっていきます。
月に数回は、チェックリストに実際の業務と異なっている部分がないかを確認しましょう。
チェックリストに役立つITツールをご紹介
以上、チェックリストの効果や作成方法をご紹介しました。
皆さんも即、チェックリストを導入して生産性を向上させていきましょう！
しかし、チェックリストの作成には、案外時間がかかってしまいます。
いちから表を作って、担当者を選択できるように設定して…など、なかなか大変ですよね。
そこで、私たちが開発した「01組織クラウド」をおすすめいたします！
クラウド上でワークフローを作成したり、ステップごとの期日設定が可能です。
各ステップに紐づく用語集や事例、マニュアルを紐づけることもできます。
また、各ステップに担当者を複数人に設定することができるので、複数人で担当したり、二者確認も可能です。
