社員の生産性向上のために導入して欲しい6つの仕組み

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社員の生産性とは何か?

「社員の生産性が低い」と嘆いていませんか?
公益財団法人 日本生産性本部「労働生産性の国際比較2019」によると、日本の労働生産性はOECD加盟国の36カ国中21位で、主要先進7カ国(G7)の中では、1970年以降、約50年間にわたって最下位の状況が続いています。
一口に「生産性を上げよう」と言っても、一体何から着手していけば良いのでしょうか?
まずは生産性とは何か、生産性が低い原因は何かを明確化しなければいけません。
日本生産性本部は、生産性とは「生産諸要素の有効利用の度合いである」と定義しています。
つまり、生産要素と産出された生産物との相対的な割合のことであり、言い換えれば「投入(インプット)に対して、どれだけの産出(アウトプット)が得られたか」を測る指標です。

そのため、生産性は計算式で

生産性=産出(アウトプット))/(投入(インプット)

で表すことができます。

社員の生産性を上げるには?

それでは、社員の生産性を向上させるにはどうすれば良いでしょうか?
上記の計算式に当てはめて考えれば明白です。
つまり、より少ない労働時間で、より大きい(高品質な)アウトプットを得られるようにすれば良い、となります。
このために「労働生産性の国際比較2019」では、日本の労働生産性を向上させるには以下2点が大きな課題と示唆しています。

・短時間で業務をこなす意識改革

・IT活用

したがって、社員の生産性を向上させるには「短時間で業務をこなす意識改革」と「IT活用」を目的とした仕組みをつくることが有効である、と言えます。

社員の生産性を向上させる6つの仕組み

社員の生産性を向上させるために、「短時間で業務をこなす意識改革」と「IT活用」を目的としてどんな仕組みをつくれば良いのでしょうか?
弊社が実際に取り組んでみて効果を自社で感じている6つの施策をお伝えしますので、ぜひ参考にしてみてください。

組織図で明確な役割とポジションを

社員の生産性を向上させるためには、社員が自身の役割とポジションを明確に理解して、それ以外のことをしないようにする仕組みが必要です。
なぜなら、社員自身が役割とポジションを明確に理解していなければ、いろんなことに手を出してしまって無駄が生じますし、施策としても中途半端に終わってしまうからです。

社員の役割とポジションを明確にするために効果的なのが、組織図をつくることです。

組織図は以下のようなイメージで作ります。
トップが社長で、各チームに分けて責任者を立てて、ピラミッド状に構成していくと良いです。
役割とポジションは誰が見てもその人の役割とポジションが分かるように客観的、具体的に明記することが重要です。
役割、ポジションが明確でないと、「どこからどこまでが自分の枠割なんだろう?」と社員が混乱してしまいます。

 

目標設定

組織図にて社員の役割とポジションを明確にしたら、会社全体の目標と照らし合わせてその社員の目標設定をしましょう。

目標設定はとても重要で、社員のモチベーションや生産性に直接的に影響します。
可能であれば、社長は社員本人と面談を行って、その社員がどんなキャリア目標があるのか、価値観を持っているのかを把握しておき、設定する目標に対して社員本人が成長意欲を感じられる仕組みをつくることが大切です。
弊社は以下のようにピラミッド状に目標設定をして各メンバーの目標を一覧できるようにしています。
これによって社内メンバーがどんな目標を持っており、どんな進捗状況なのかをリアルタイムに把握できるようになります。

 

ワークフロー/マニュアル

目標設定が出来れば、やるべき業務が自ずと決まります。
その業務に対しての理解や経験がなければ、本来の生産性を発揮できません。

ワークフローやマニュアルがあると、初めての業務でも正確にスピーディに行うことができます。

ワークフローやマニュアルをつくるコツは、「誰が見ても疑問や齟齬が生じないくらい客観的、具体的であること」です。

家電製品に付属している取扱説明書のようなイメージです。
中には難解な取扱説明書もありますが、基本的には誰が見ても理解できるようつくられています。
これくらい客観的具体的にワークフローやマニュアルを準備しておくと、誰もが同等の業務をこなせるようになり業務の標準化ができますし、スムーズに引き継ぎもできますので、準備することをお勧めします。
また、定期的に業務のワークフローとマニュアルを作成、更新することで、業務内容の見える化、整理ができますので業務クオリティの部分でのPDCAサイクルが回しやすくなるメリットもあります。

 

タスク管理

社員に任せる役割を決めたら、社内全体で確認、管理できるタスク管理ツールを活用しましょう。
タスク管理で重要なのは、やらなくて良いタスクはやめることです。
ついタスクを多くこなすことで仕事をした気分になってしまいがちですが、目的はしっかりと会社の目標、個人の目標を達成することです。
ムダなタスクはやらずに、重要タスクにだけ絞ってタスクの進捗管理をクラウド上で行う仕組みを持ちましょう。
弊社は以下のようにクラウド上でタスク管理を行っており、どのタスクがどの目標に結びつくタスクなのかをタスク発注ごとに設定するという仕組みになっています。
これによって、目標に関係のないタスクを行うことを未然に防止できます。

 

日報

目標設定/管理、タスク管理の他に日々のPDCAサイクルについてもより生産性高く回していかなければなりません。
日々のPDCAサイクルを回すために最適な仕組みが、
「日報」です。
日報に書く内容は、シンプルでOKです。
例えば弊社の場合は、「うまくいったこと」「うまくいかなかったこと」「改善案」「ホウレンソウ事項」「明日の予定」くらいのシンプルな内容にしています。
シンプルなので継続しやすく、これらの項目について記入していると必然的にPDCAサイクルが回せるという構成にしていますので、効果的に日々のPDCAサイクルを回すことができます。
日報は紙ベースではなく、以下のようにクラウド上でリアルタイム入力&確認できるようにしましょう。
紙ベースの日報だと、十中八九「見ない」です。
スマホでもPCでもいつでもどこでも確認編集できるようにしておくことで、日報も継続しやすくなります。

 

社内研修

上記は業務の生産性を向上させるために最低限必要なことですが、生産性を持続的に向上させるためにもっとも重要なことは、社員自身が成長していくことです。
例えば弊社は週1〜2回セールストレーニングを行っています。
その結果、セールス未経験のメンバーでも数ヶ月で既存セールスメンバーと同等の成績を出せるようになりました。
社内研修の仕組みがなければ、社員の成長スピードが遅くなってしまいますので、長期的に見てレバレッジが効きません。
週1回1時間でも良いので、社内研修の時間を確保しましょう。

まとめ

以上、 社員の生産性を向上させる6つの仕組みについてお伝えしました。
今回の記事を参考に、一つひとつ仕組みづくりを進めて、社員の生産性をグングン向上させましょう。

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