理想のマニュアルとは?わかりやすい読まれるマニュアルの作り方をご紹介

マニュアル
マニュアル 社員研修/教育 組織/仕組みづくり

マニュアルは、業務の標準化において重要な役割を果たします。
しかし、多くのマニュアルは作成しても読まれずに形骸化してしまうことがほとんどです。
マニュアルは運用しないと全く意味がありません。
そこで今回は、「読まれる」「わかりやすい」マニュアルの作成方法をお教えいたします。

マニュアルの必要性

多くの中小企業は社内の仕組みが整っていないことが多く、どうしても業務が属人化してしまいます。
属人化によって従業員一人一人のパフォーマンスに差が生まれ、最悪の場合は会社にクレームが入ってしまいます。

マニュアルに仕事の仕方や、効率的で効果的な業務のやり方を書いておけば、従業員はその通りに進めるだけで、会社が求める基準のパフォーマンスを全員が発揮できるようになります。

>業務標準化に役立つ!マニュアルの作成方法と活用術

理想のマニュアルの作り方

マニュアルを作成したのに、社内の誰にも読まれないと悲しいですよね。
さらに、そのマニュアルを運用しないと全く意味がありません。

読みやすく、使いやすいマニュアルの作り方をお教えいたします。

マニュアル作成の心得

マニュアルを作成する際に、心得て欲しいことが4つあります。

マニュアルのゴールを決める

マニュアルを読んだ後に、読んだ人がどんな状態になっていて欲しいのかを考えます。

「従業員全員がこれくらいのレベルで接客ができるようになる」

「新入社員全員が電話対応ができるようになる」

など、対象者・ゴールを明確にしましょう。

実践的なマニュアルにする

マニュアルは読まれるだけではなく、実際に運用されないと意味がありません。
説明文だけでなく、「ここまで進んだら次はこうする」など次の具体的な行動を記載し、実際に現場で使えるようにしましょう。

客観的に見る

作成者はもちろんその業務・作業に精通した人ですから、「この部分はいらないだろう」と省略してしまったり、専門用語を多用してしまい、なかなか理解しづらいマニュアルになってしまうことが多いです。

読み手を意識し、理解レベルを考慮して作成しましょう。

常に最新の状態にする

マニュアルが10年前から同じだったり、実際の業務とマニュアルの内容が違うので使っていないなど、最新の状態でないとマニュアルは形骸化してしまいます。

常にマニュアルのバージョンを確認し、変更があったら更新しましょう。

わかりやすいマニュアルの文章の書き方

業務に初めて携わる人、なんの知識もない人でもわかりやすいマニュアルの書き方をご説明します。

5W1Hを意識する

5W1Hとは、皆様ご存知の通りWho(だれが)When(いつ)、Where(どこで)、What(なにを)、Why(なぜ)、How(どのように)を指し示す言葉です。
これがしっかり意識できていれば、マニュアルで何を伝えたいのかが明確になり、過不足なく文章を書くことができます。

例)

悪い例
支払い報告書を作成し、完成したら確認出しします。

良い例
代理店の担当者は、毎月初5営業日以内に支払い報告書を作成します。
支払い報告書の作成が完了したら、金額や支払日の間違いがないよう、経理の〇〇さんに確認出しをしてください。

<確認出しの仕方>

  1. 作成した報告書を***に格納してください。
  2. 格納場所のURLを〇〇さんに共有し、下記事項に間違いがないか確認してもらいます。
    1. 報酬の割合と報酬金額
    2. 報告書の作成ナンバー
    3. ********
    4. ********

端的に書く

文が長すぎると、内容が伝わりづらくなります。
なるべく長くならないように、端的に書きましょう。

あまりにも長くなってしまいそうだったら、箇条書きにしたり、図でわかりやすくするなど工夫してください。

見やすいマニュアルのデザイン

文章ばかりでは、どうしてもマニュアルを読む気になりません。
図を入れたり、文字にアクセントをつけるなど工夫しましょう。

一目でわかるようにする

図やイラストを挿入し、ぱっと見で理解できる構成にしましょう。
また、動画マニュアルを作成するのも効果的です。

見やすいマニュアルとは?デザインなど作り方のポイントをご紹介」では、マニュアルのデザインについて詳しく記載していますので、合わせてご覧ください。

事例を載せる

どんなにマニュアルが優れていても、現場では予期せぬトラブルが起きてしまうこともあります。
実際にあったトラブルと対処法などをマニュアルに織り込むことによって、事前にトラブルへの対応ができるようになります。

チェックリストにする

業務の手順を記載しても、読み飛ばしてしまったり、意識せずとも順序が逆になってしまうこともあります。
業務手順をステップに分けてチェックリストにすることにより、上から順にチェックをつけながら読み進めていくだけなので、抜け漏れを防ぐことができます。

>労働生産性の向上と業務引き継ぎに効果的なチェックリストの作り方 も合わせてお読みください。

マニュアルのテンプレート

テンプレートさえあれば、誰でも簡単にわかりやすいマニュアルが作れるようになります。

01組織クラウドでは、

・事例集

・用語/ルール集

・マニュアル

・ワークフロー

・資料/ファイル

など、社内で必要な情報、マニュアルをクラウドで一元管理できるようになっています。

見やすいように洗練されたデザイン、入力作業も簡単です。
01組織クラウドで作成したマニュアルをPDF化し、印刷して研修などで配布することも可能です。

興味のある方はぜひご連絡ください。