テレワーク・リモートワークで生産性が低下する原因と対策

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テレワーク・リモートワークで生産性は低下するのか?

働き方改革の一環としてテレワーク・リモートワークが推奨され始めて、さらに新型コロナウイルスの影響でテレワーク・リモートワークを導入する会社が増えてきました。
東京都産業労働局によると、2021年6月の都内企業(従業員30人以上)のテレワーク実施率は63.6%となっています。

しかし、アドビシステムズ株式会社が行った2020年にアメリカと日本の労働者それぞれ約1,000名を対象にした生産性と在宅勤務についての調査によると、テレワーク・リモートワークを経験した日本人労働者の43%が、テレワーク・リモートワークによって「生産性は下がった」と回答しています。
続いて「生産性は変わらない」が36%、「生産性は上がった」が21%でした。
テレワークで生産性は上がるケースも少なくはないものの、日本では生産性は下がりやすい傾向にあると言えます。

 

出典:Adobe Blog「アドビ、グローバル調査「COVID-19禍における生産性と在宅勤務に関する調査」を発表

テレワーク・リモートワークで生産性が低下する原因

テレワーク・リモートワークで生産性が低下する原因は主に以下の3つが挙げられます。

社内外での意思疎通、コミュニケーションが難しい

アドビシステムズ株式会社による同調査では、

「在宅勤務における同僚とコミュニケーションについては、半数以上が「以前と変わらない」と答えた米国の回答者とは反対に、日本の回答者の55%が「取りにくい」としています。
在宅勤務で失ったものとして、日本の回答者の半数近くが対面でのコラボレーションや雑談を挙げており、これまでの職場では、対面でのミーティングやコミュニケーションが重視されてきたことがうかがえます。」

とされており、特に日本の会社にとってテレワーク・リモートワークで最も課題となるのが、コミュニケーションであるということが分かります。

オフィス勤務と比べると、対面で会話をする時よりも表情や仕草、温度感などが分かりにくく明らかに情報量が落ちますので意思疎通やコミュニケーションが難しくなります。
また、オフィス勤務では休憩時間などふとした時間に雑談をして気分転換出来ますが、テレワーク・リモートワークではそういうわけにはいきません。

自己管理・モチベーション維持が難しい

出社してオフィスで仕事をする場合、通勤やオフィスの雰囲気、上司や同僚が物理的に近くにいることなどの要素が自然と仕事を集中させてくれました。
しかし、テレワーク・リモートワークでは、多くは自宅やカフェでの作業となりますので、慣れない環境で集中できない、オン/オフの切り替えができないなどで自己管理、モチベーション維持が難しくなります。
例えば、ベッドやソファが近くにあればついつい寝転がってしまったり、お腹が空いたらランチ時間でもないのに冷蔵庫を開けて間食をしてしまったりする方もいるのではないでしょうか。
カフェも通信状況や電源の有無など気にしなくてはいけなかったり、あまり長居することも憚られます。
集中できず、怠けてしまって生産性が落ちてしまう人は多いのではないでしょうか。

このように、テレワーク・リモートワークでは自己管理、モチベーション管理が難しくなる方は多いと思います。

テレワーク・リモートワークできる環境が整っていない

アドビシステムズ株式会社の別の調査によると、テレワークでの課題として以下の課題が顕在化したとされています。

・会社にある紙の書類をすぐに確認できない
・プリンタ、スキャナーがない
・データや情報のセキュリティが心配
・稟議や書類処理が遅れる
・いつものPC、モバイル環境と異なるため使いづらい
・ファイルを共有しづらい
・会社から正当な評価を受けづらい
・机や椅子など物理的な環境要因で仕事がしにくい

出典:アドビ システムズ株式会社「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果

コロナ前までオフィス勤務していた人にとって、テレワーク・リモートワークができる環境が整っていないことはある意味当然です。
また、会社としても対面で会わなければいけなかったり、オフィスでしかできない仕事があるなどそもそものビジネスモデルやオペレーション自体がテレワーク・リモートワークに対応できないと仕事になりません。

テレワーク・リモートワークでの生産性低下を防ぐ8つの対策

上記のテレワーク・リモートワークでの課題を踏まえて、弊社も実践しているテレワーク・リモートワークで生産性を最大化させる8つのポイントについてお伝えします。

チャット、オンライン会議を導入

テレワーク・リモートワークではオフィス勤務で対面でコミュニケーションする機会が減りますので、オンラインでコミュニケーションをしやすい環境を整える必要があります。

オンラインでのコミュニケーション手段としてはチャット、電話、オンラインMTGがあります。

もし、まだチャットを導入せずにメールのみで仕事をしているのであれば、即チャットは導入しましょう。
チャットワーク
Slackがあり、弊社はチャットワークを利用しています。

チャットはメールと比べて気軽にコミュニケーションできるため、メールよりもスピードが圧倒的に速いです。
ただ、気軽にコミュニケーションできるためにコミュニケーションコストが増えてしまうというデメリットもありますので、例えば、「了解」「ありがとう」などの簡易な返事は「リアクションボタン」のみとするなど、最低限の工数でコミュニケーションできるようにルール化することをお勧めします。

チャットだけでなく、MTGはオンライン会議システムを導入しましょう。
オンライン会議システムはZoomGoogle MeetMicrosoft Teamsなどがあります。

またオンライン会議の日程設定も効率化しましょう。
日程調整のコミュニケーションは地味に工数がかかるものですよね。
今は自分のGoogleカレンダーと同期した日程のURLを相手に送れば、システムを通して一発で日程調整、設定ができますので、日程調整ツールを使いましょう。
相手に都合の良い日程を入れてもらったら、Zoomなどの面談URLが自動返信で送られるなど日程調整にかかっていた無駄な連絡コストも削減できます。
例えば、「eeasy」、「You can book me」などたくさんありますので、「日程調整 ツール」などで調べてみてください。

行動目標を明確化してモチベーションという概念をなくす

テレワーク・リモートワークでは自己管理やモチベーション管理がやりにくいという課題がありますが、これはある意味「サボれない環境作り」をすれば課題ではなくなります。

「サボれない環境作り」とは具体的にどういうことかというと、従業員の役割とミッションから逆算した行動目標を数値とともに明確にすることです。
決めた行動目標が達成できない=サボっているという共通認識を客観的にすることによって、従業員は決めた行動目標は最低限達成するように動くようになるものです。

モチベーションが高いか低いか、ということを問題にするのではなく、行動目標が達成できなければ会社として評価を下げる、というルール作りによって改善しましょう。

クラウドでオペレーションマニュアルを作成

例えば新しい業務が発生して部下に業務依頼を行う場合、その都度ビデオ会議やチャットで業務のやり方を教えている、ということはありませんか?
もしその場合は、指示や教育にとても時間とコストがかかってしまいます。
こんな時にお勧めしたいのが、クラウドでオペレーションマニュアルを作成しておくことです。

クラウドでオペレーションマニュアルを具体的に作成しておくことで、業務の引継や教育などにかかるコミュニケーションコストを一気に削減できます。

弊社は独自開発したシステムで以下のようにオペレーションマニュアルを作っています。
例えば従業員に新規業務をお願いするときや、新人教育の際は、
「このマニュアルを見ておいてください。
明後日のオンラインMTGの時までに不明点をまとめておいてください」
などと事前にマニュアルを共有してオンライン会議で質問事項をクリアにする、という流れで指示、教育をすればとても効率化できます。

リモートで社内トレーニング、クラウドでトレーニング動画をストック

テレワーク・リモートワークでは、コミュニケーション頻度が減る分、業務のクオリティ担保が難しくなってしまうものです。
業務のクオリティ担保、向上をしていくためにも、社内研修、トレーニングもオンラインで定例実施するなど、積極的に実施しましょう。
例えば弊社は、セールスチーム内で週1回の頻度でセールストレーニングを実施しています。
セールストレーニングはZoomでセールスのロールプレイングを行い、セールスリーダーからフィードバックをもらうという形で定期的にセールストレーニングを行っており、動画収録をして研修コンテンツとしてクラウド化し、後の教育の際に見てもらっています。

クラウド日報でPDCAサイクルを日次で管理

テレワーク・リモートワークでは、社内メンバーの進捗状況がブラックボックス化してしまいやすいです。
進捗状況がわかりにくいと、「このタスクの進捗どうなっていますか?」などと無駄なコミュニケーションが発生してしまいますし、上司としては不安ですよね。

そんな時にお勧めしたいのが、クラウド日報です。
弊社では、独自開発したPDCAシステムで毎日社内メンバーにクラウド日報を書いてもらっています。
日報は、PDCAサイクルを日次で回すことができる最高のツールです。
ただアナログで書くと時間がかかりますし、管理もしにくく、わざわざ見にいくことをしなければなりません。
クラウドで日報を社内メンバーに共有すれば、全員が自由に簡単にチェックできますし、管理もしやすいので、お勧めです。

クラウドでタスク管理

テレワーク・リモートワークだと進捗状況が分かりにくいという課題に対して、日次でのクラウド日報でPDCAサイクルを管理することと同時に、タスク管理もクラウドで行うと良いです。

タスク管理をメンバー個々人に任せてしまうのは一番良くないです。
抜け漏れが必ず発生してしまいます。

以下のようにクラウド上で今どのメンバーがどんなタスクを持っているのか、期限や進捗はどうなのかが一覧で把握できるようになっていれば、とてもタスク管理がしやすくなります。

クラウドでナレッジ共有

業務を行う上での成功事例や失敗改善事例、その他共有事項を漏れなく共有する仕組みを持っていると、業務のPDCAサイクルのスピードが圧倒的に速くなります。
この仕組みを弊社は「ナレッジ共有」と呼んでいます。

例えば弊社は以下のようにナレッジ共有を各メンバーが週1~2回以上共有しており、ミス、クレームの防止や、業務のクオリティ向上にとても役立っています。

クラウドでファイル共有・管理

テレワーク・リモートワークで必須となるのが、クラウド上でのファイル共有、管理ができる仕組みです。
弊社は独自開発したシステム上で一環してファイル保存、管理、共有を行っています。
どこにどんなファイルがあるのかが初めてのメンバーでも分かるようにしておくことがポイントです。

まとめ

以上、テレワーク・リモートワークで生産性が低下する原因と対策についてお伝えしました。
この記事を参考にしてテレワーク・リモートワークの生産性向上に繋がれば幸いです。

もしテレワーク・リモートワーク導入される場合、既に導入しているが課題がある場合は、弊社が開発した見える化仕組み化クラウド「01組織クラウド」で、「目標管理」「タスク進捗管理」「日報」「社内研修」など強い組織、仕組みづくりに必要なことを、ノウハウを学びながら、クラウドシステムで作ることができます。
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