会議の記録に必須！記事録の書き方、まとめ方を分かりやすく解説

ビジネス上の議事録とは何か？

ある程度オフィシャルな社内の会議や取引先などとの会議、それから商談など、複数人が集まって物事を決定していく会議では、後々に会議で何が決まったのか、誰が何を言っていたか、などが分からなくなっては困ります。

そこで、会議では議事録を作成して、参加者全員が決定事項や議論した内容について共通の認識をもっておくことが重要です。

議事録があることで、参加者は「言った、言わない」のトラブルを回避でき、「誰がどのような経緯で何を決定したか」が明確になります。

また、決定事項につき、

・期限

・担当者

・責任者

・実行内容

・伝達事項のミスが起こらない

というメリットがあります。

 

この記事では議事録の書き方、まとめ方を分かりやすく解説します。

では、良い議事録、とはどのようなものでしょうか。

良い議事録とは

以上のような条件を満たすものが良い議事録と言えるでしょう。

それを実現するためにはどのような方法で議事録を書けば良いのでしょうか。

次に議事録のタイプと、議事録に必要な要素を見ていきましょう。

議事録は用途に合わせて2つのタイプがある

主に、議事録はタイプが2つあります。

・「会話形式」の議事録

・「要約形式」の議事録

です。

会話形式の議事録

会話形式の議事録では、会議の会話をそのまま記録していきます。

おもに時系列に沿って記載され、どのような流れで決定に至ったのか、など、会議の雰囲気や誰がどれくらい発言したかなどが分かりやすいのがメリットです。

会話形式の議事録を作成する際は、繰り返しを省いたり、言葉遣いを整えるなど、話し言葉そのものを記載しないで体裁を整え、内容を整理することが読みやすさに繋がります。

他方、デメリットとしては

【議事録の作成に時間がかかる】

・少なくとも会話そのものを拾っていく必要があるので、まずは記載自体に時間がかかる

・体裁を整えるのに時間がかかる

・整えた体裁から内容を整理することにも時間がかかる

・会議の進行がいまいちの場合、結論が見えない会話を延々と記載し続ける必要がある

など、作成者としての工数がかなりかかってしまう上に、後々の読み手が読む際にも時間がかかってしまいます。
したがって、会話形式の議事録は、「適している会議を選ぶ」、という性質のものになります。

会話形式の議事録が適している会議とそうではない会議があります。

例えば

・質疑応答の部分

・会議の進行や区切りがしっかりしている会議

などは、会話形式の議事録をうまく活用できるといえるでしょう。

要約形式の議事録

議事録が後で見るものであるならば、短い時間で会議の要点を掴み、内容が理解できること、決定したことを認識できることが重要です。

とすれば、要約形式の議事録はまさにそれに沿ったものといえるでしょう。

多くの会社でこの議事録が採用されています。

ベースを要約形式で作成し、質疑応答などの部分につき、会話形式の議事録の要素を取り入れるハイブリッド型、というのも良いかもしれませんね。

それでは具体的に、議事録を作るための手順について解説していきます。

議事録の作り方の手順、ポイント

議事録の具体的な作成手順について解説します。

会議・商談でとにかくメモをとる（メモの取り方）

会議で議事録の担当になった場合は、とにかくひたすらにメモを取りましょう。

最初から自分の頭で整理しながら、とやっていると、重要なことを聞き逃してしまうかもしれません。

ひたすら地道に会話をメモしていってください。

このメモの時に重要なポイントは、

ということです。

結論部分が書いていなければ、いくら前後の会話を読んだからといっても、解釈によっていかようにも決定事項が変更できてしまいます。

そのため、上記の項目については判断を入れずに必ずメモする、というのが重要です。

また、録音をして後で聴きながら文字起こしをしよう、と考えているのであればあまりオススメはできません。

録音からの文字起こしには通常録音時間の3倍ほどの時間がかかります。

例えば2時間の会議なら6時間以上はかかると想定してください。

また、万が一録音できていなかった場合、再度会議をするわけにはいきませんから、非常に厳しい状況になってしまいます。

したがって、録音はあくまで保険として録っておき、メインは自身の耳と手でメモをするようにしましょう。

また、メモには自身の主観を入れないよう、事実だけを記載しましょう。

メモを編集してまとめる

さて、会議にて大量のメモを取りました。
それを編集してまとめることが次のステップです。

会議や商談などでは、人が話しているので、同じ内容の繰り返しであったり、言い直している部分が多く見られます。

その部分について削ったり、言葉の体裁を整えるなどして、まとめていきます。

話題ごとに固まりを作り、整理していきましょう。

整理したら次は話題の固まりを並べ替えていきます。

重要なポイントは、この並べ替えの部分です。

この並べ替えを読み手に合わせてしていきます。

つまり、提出相手にとって一番最適な形に並べ替えることが重要です。

基本的に、「最も偉い相手が欲しい情報」の順番に並べ替えていきます。

例えば、会議の際に下記の話題が出てきたとします。

・営業における新規開拓の件

・管理システムの更新の件

・来期の重要目標決定の件

もし、取締役が重視していることが目標の設定であれば、来期の重要目標の決定についてが一番最初に来る形にします。

このように、読み手の関心事に合わせた議事録を作成することができれば、上司からの評価も上がるでしょう。

議事録の形にまとめる

上記のように並べたものを、議事録としての体裁を整えていきます。

体裁として一般的なものを紹介します。

標題

ex.営業の新規マーケット開拓についての会議議事録

日時

ex.2021年10月1日

場所

ex.本社4階A会議室

出席者

ex.出席者

先方：●●株式会社、営業部　部長●●様　●●様　●●様

当方：●●部　●●部長　●●課長　●●係長　●●

内容要旨

各話題について結論を1〜2行程度で記載する

詳細内容（会議内容）

各話題について、誰からどのような発言があり、その経緯によって決定したかを書く

次回日時

次回の会議の予定と、申し送り事項、内容を記載する。

出席予定者も書いておくと良い

書き方に困るのはこんな時

議事録の作成に困るのは、会話があちらこちらへ飛んで、なんの内容を話していくのかが見えない時だったり、同じ話を結論がないままズルズルと続けてしまった場合、などがあります。

例えば下記のように

「短期的に今月の売り上げをどうやって作るのか？」

「最近チームの売上が落ちている」

「もしかしたら社内の勉強会の頻度が足りないのか」

「あ、そういえば、例の■■社の件はどうなってる？」

「最近訪問した、●●社の案件は取れたのかな？」

「▲▲社はどうなっているのか？最近売り上げが落ちているようですが・・・」

など、一つの話題から次々に派生して議題が生まれていくような場合は、整理が非常に難しくなります。

一つ一つ丁寧に分解して、一つの話題として再構築しましょう。

例えば、

というような形でまとめていくことが重要です。

議事録の難しさは業務に対する自分の理解に基づいて、「言い換え」たり、「補記」したり、「省略」したりする点にあります。

話し言葉のままでは、議事録にふさわしい文章になりません。

しかし、体裁を整えるために不必要な解釈を生んでしまうような言葉を付け加え（作り）すぎてもいけません。

出来上がった議事録は、上長や取引先など、複数の参加者に回覧することで中身を確認してもらい、言った言わないにならにような工夫が必要です。

最新の文字起こしツールの紹介

最近ではAIや音声認識の仕組みが発達して、会議をそのまま自動で文字に起こしてくれるツールも数多く出てきました。

煩わしい議事録作成を自動化して、手間を省く、ということに対しては非常に便利ですので、頻繁に会議を行って議事録作成に時間がかかっている、という場合には検討してみるのも良いでしょう。

下記に一覧を載せていますので、参考にしてみてください。

 

YouWire 会議の他、オフィス電話、スマホの通話にも対応可能（SFA・CRM、CTIとも連携できる）。

COTOHA Meeting Assist 日本語、英語、中国語など10種類の言語を同時翻訳可能。Web会議にも併用も可能。 月額55,000円（利用時間月50h）

AutoMemo 手の平サイズのAIボイスレコーダー。録音ファイルはWi-Fiで自動的にクラウドへ転送。 本体19,800円（他にアプリが必要）

AmiVoice® MinutesWriter 独自開発の音声認識エンジンは企業に合わせてカスタマイズ（専門用語への対応）可能。

RIMO Voice ファイルをWebにアップするだけで自動文字起こし。オペレーターによる代行や要約文作成も可能。20円/30秒の音声、30 円/30秒の動画

スマート書記 企業・自治体など利用実績1,100社以上。約100言語対応。スマホやタブレットアプリあり。 月額100,000円（利用時間月200hまで）

ZMEETING 発話時の「ええっと」など、不要な語句を除去する機能、句読点を適宜挿入する機能あり。 月額 12,375円（利用時間月30h程度）

AI GIJIROKU 国内で唯一Zoom連携可能。Web会議中に会話をリアルタイムで画面に字幕表示（30カ国語翻訳可能）。 月額29,800円（利用時間月100 h）

まとめ

議事録について解説しました。

議事録はただ作成すれば良いというものではなく、しっかりと目的を意識しながら作成することが重要です。

また、会議に同席することで、内容をしっかりと頭に入れておくことにも繋がるので、作成者のメリットにも繋がります。

後で読んだ人がわかりやすく、期限、担当、責任者、やるべきことなどが明確に簡潔に書かれている、という議事録を目指して、この内容をもとにトライしてみましょう。