評価の上がる週報の書き方!日報との違いを解説します!

組織/仕組みづくり
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はじめに〜週報とは

ビジネスにおいて、業務について会社に対して様々な報告をするようなルールになっている会社が多いですが、その中で、週報は1週間の期間での報告をするものです。

報告には様々な種類がありますが、その違いや目的を理解しないままに報告を書いても思うような効果が出ないことがあります。

そこで、各種報告にはどのような目的や違いがあるのかを理解して、使い分けることによって、業務の効率化、改善に繋げていくことが大切です。

この記事では週報について、その書き方や日報との違いを解説していきます。

週報と日報の違い

まず、週報と日報の違いについて理解しましょう。

読んで字のごとく、ただ期間の単位が違うだけではありません。
日報、週報にはそれぞれ別の目的があり、

例えば、

・日報
目的:目標に対して1日単位の時間の使い方を見ていくためのもの

・週報
目的:日報の積み重ねとは別に、1週間の目的を設定し、その進捗状況や今後の改善につなげる

というような特徴があります。

すなわち、目的が違うので、例えば日報を1週間重ねて週報に記載した場合、その週報は全く意味のないものになってしまいます。

週報、日報それぞれ目的が違い、相互に関連していることで、より業務の改善につながるということで、両方提出させている会社も多いです。

日報と週報は報告する単位が1日単位・1週間単位で変わりますが、2つの違いはそれだけではありません。

日報は1日に行った業務を時間刻みで細かく報告するものであるのに対し、週報は毎日実施した業務を整理した上で大まかに1週間単位でその進捗や成果をまとめたものです。

そのため、一般的に週報では日報のように業務内容の詳細までは記載しませんし、中期的な目標を設定して目標の達成度を評価することが多いです。

日報を1週間分つなげたものが週報と考えるのは間違いであり、週報を分割して日報にすることも出来ません。日報と週報の両方を提出する企業も多いので、改めて強調しますが、この2つ違いを「期間だけ」だと思わないようにしましょう。

週報の目的とは

それでは、次に週報の目的について確認しましょう。

週報はそもそも何のために作られているのか、きちんと週報の目的を理解することで、より目標に対してのアプローチの精度が増します

週報は進捗報告と業務改善のためのツール

週報の大きな目的は2つ

・目標に対しての進捗状況を確認すること

・業務が改善、効率化されて、よりPDCAが回りやすくする、ということ

以上の目的を踏まえて、具体的な注意点を見ていきましょう。

業務の進捗報告

週報の一番の目的は、月次や年間の目標に対して各人の業務がどれくらい進んでいるのかを上司が把握し、改善するために作成されます。

一般的に、上司は多くのメンバーの業務の進捗を把握する必要があります。
週報があれば業務の進捗がどの程度進んでいるかを短時間で把握することができ、業務の進捗に遅れがあれば早い段階で対策を考えることが可能です。

また、日報と連携することで、週の行動のうち、細かくみてどこにボトルネックがあるのかを発見し、改善の手を打つことが可能になります。

つまり、チーム全体で業務を効率的に進めるために、週報が欠かせない役割を果たすことになります。

また、チームや部署内で週報を共有することで、メンバー同士でも業務の進捗を確認出来るので、お互いに協力し合えるような環境が整えられます。

上司の負担が軽減され、上司の時間も有効に活用することが可能になります。

課題の洗い出しから改善

週報を作成することによって、課題を洗い出し、自分では気づくことが出来なかった業務中の課題を、上司や先輩からフィードバックされることで改善が可能になります。

早い段階で適切なフィードバックをもらうことで、トラブルを未然に防いだり、業務の効率化に繋がります。

また、週報は部下から一方的に上司に送って完了するものではなく、相談事項を記載しておくことで上司と部下とのコミュニケーションを強化することも可能です。

目標の設定

ビジネスにおいて、目標設定をしなければ自身の業務が何に繋がっているのか、ということを理解することができず、漫然と仕事をこなすことになります。

したがって、目標の設定は業務において必要不可欠の要素であり、週報を作成することで、毎週目標とそれに対する行動が明確になり、自身の業務を能動的に行うことが可能です。
それぞれの進捗や目標に対する成果を確認したところで、次の週の目標を立てることで日々の業務を改善していきます。

アクションプランの作成

次の週の目標を設定したら、その目標を達成するためにどのような動きをすれば良いのか、具体的な週次のアクションプランを作成しましょう。

もちろん実際の業務と照らし合わせ、あまりに高すぎる目標を設定しては、アクションプランも無理のあるものになってしまいます。

頑張れば手が届きそうな範囲の目標から、自身のアクションプランを設定しましょう。

自身でPDCAを回すトレーニング

週報を作成することで、常に自身の行動が目標に対して向かっているか、またどのようなところに改善点があるのか、を意識して業務に当たることができるようになります。

すなわち業務について自身でPDCAを回すことができるようになっていきます。

週報は自身の業務や改善点を見える化し、PDCAを回すためのトレーニングにもなっています。

週報の基本構成

次に、週報には具体的にどのような項目を書けば良いのか、基本構成について解説していきます。

今週の目標を書く

まずは先週に設定されていた今週の目標を書きましょう。

設定目標を書くことで、自身の目標が数字で明確に分かります。

今週の業務内容と目標に対する成果を書く

今週の目標に対して、どのような行動をとり、どのような成果が出たのかを記載します。

成果における記載のポイントは、数字で出す、ということです。

目標を達成できなかった場合、ついつい曖昧な言葉で濁しがちになってしまいますが、目標設定が誤っていたり、事実を曲げて上司が認識してしまうことがもっともやってはいけないことですので、事実について評価を入れずに記載することが重要です。

改善点と翌週の目標を書く

今週の業務について改善する課題を設定し、その課題を実際に改善していく方向性を決定します。

また、その改善点を踏まえて、翌週の目標を立てましょう。

週報を書く時に意識するポイント

次に、上司や進捗を把握すべき役員にとって分かりやすい週報を書くために何を意識して書けばよいのか、そのポイントを解説していきます。

数字で報告、目標設定する

この点、数字で目標を設定することはとても重要です。

なぜなら、具体的な数字がないと、曖昧さの残ったままでは実際に何をすべきか、という行動も曖昧になってしまい、ピントのボケたものになってしまうからです。

目標に対して最短で進んでいく行動改善にとって、数字という事実をしっかり把握することは重要です。

常に目標に対してどうか、を意識する

業務にあたり、常に目標を意識しながら仕事をすることが重要です。

今自分の取っている行動は目標に対してどうだろう、しっかり向かっているかどうかを、業務を行いながら定点で観測することをやっていきましょう。

事実とコメントを分ける

起きた事実と、それに対するコメントは必ず分ける必要があります。
なぜなら、本人の行動に対する評価が含まれていると、正確に事実を認識することができなくなってしまいます。
それが事実なのか、評価や所感なのかを確認する必要が生まれ、経営者としては判断が難しくなってしまいます。

業務の内容だけ書いても意味がない

日報の内容を7日分まとめたものは週報ではない、と上述しました。

例えば1日単位で詳細な業務を記載し、7日分の日報をまとめて週報としても、本来の目的は果たせません。

必ず目標に対しての進捗や成果、翌週の目標設定と今週の結果からの改善点を記載するようにしましょう。

週報のテンプレート

【先週の目標と結果】
週報にはなるべく数字を利用した定量的な目標を設定し、その目標に対しての結果を記載しましょう。
また、その次の週につながる目標を考えておくとよいです。

【業務内容】
日報のように毎日の業務を時間刻みで細かく記載するのではなく、1週間で行った業務を分かりやすくまとめます。
形式にルールはなく、業務の内容によって適切な構成は変わりますので、自分の業務が一番伝わりやすいものを考えましょう。

行ったことを箇条書きにすると分かりやすく、見る上司も時間を短縮できるのでおすすめです。

【所感】
この1週間で気がついた業務の課題や、課題に対する改善策を考えます。
よい改善策が見つからない場合には相談という形を選んでもよいでしょう。
だたの感想になってしまうと、改善策を自分で考えることができないのだ、という判断をされてしまう可能性があります。
正解不正解は分かりませんが、自身の目標に対する業務状況を少しでも良くするために考えていることを記載しましょう。

【今週の予定】
次の週の予定を記載します。
同時に翌週の目標も考えておくようにします。

週報と日報の同時活用

会社によっては、日報と週報を両方とも作成して改善に繋げることが可能です。

日報、週報は作成された目的がそれぞれ違います。
週報で改善が必要と分かった時に、具体的にどこを改善すれば良いのかを把握するために日報を細かく確認し、どの部分を改善すれば良いかを洗い出すことができます。

また、日々の業務のどこに重点が置かれているのかを日報にて把握できるので(所要時間など)そのプライオリティを変更する、などの改善も可能です。

双方の目的を理解し、有効に活用することで業務の効率化やPDCAサイクルを回す、ということをやっていきましょう。