仕組みづくりの成功は仕組みが実行される仕組みをつくること

組織/仕組みづくり
組織/仕組みづくり

仕組みを1度つくったとしても、それに基づいて会社がサクサクと動くということはまずありません。

特に属人的なやり方で仕事をしていた会社ほど、仕組みができてくると、とても窮屈だったり、属人的な仕事の仕方に慣れているため、生産性が下がった感じがして仕組みの上に乗って動こうとしません。

しかし、ここで属人的な仕事の仕方を許してしまうと、属人的であることの大きすぎるリスクが残り続けてしまうためもちろん許してはいけません。

ここで大切になるのが、仕組みがしっかりと実行される仕組みをつくるということになります。

また、仕組みを絶対の前提において浸透させきるという会社、経営者の覚悟が必要になります。

 

>仕組みづくりのうまい会社は社員への知識、経験、ノウハウ共有に時間をかけている も合わせてお読みください。

仕組みをどんどん改善していくことを仕組みにする

仕組みづくりというのは実際に会社、社員が仕組みの上に乗って仕事をして、会社が回るようになり、誰でも同じようにできる状態をつくるまでやり続けることが必要になります。

仕組みをつくっていく過程で、マニュアルをつくったり、仕事のルールなどを具体的に決めていくわけですが、ほとんどの会社にとっては初めてのことなので最初からとても使いやすいマニュアルをつくることはできませんし、実際に仕事をしていく中でルールもどんどん増えたりしていくのです。

そのため、仕組みというのは日々成長して、改善していくものなので、一度仕組みをつくったので終わりでうまくいくということはないのです。

仕事の中で問題があれば仕組みを改善する

仕組みを前提にしてその上で仕事を日々している中で、うまくいかないことや問題があれば、それを特定の個人のせいにするのではなく、仕組みのどこに問題があったのか?
という目線で見て、検証をしていきます。

仕組みのこの部分がよくなかったのではないか?
この部分は他の人も失敗をしそうな部分なので、よくある失敗や、この仕事におけるこのステップをもう少し細かく分解してマニュアルにしようなどと改善をどんどんしていくことが大切になります。

日々の仕事を通じて仕組みを実際的に改善をしていくわけです。
この改善がされればされるほど実際にフィットする仕組みに変わっていくことにもなります。

改善した仕組みを社内に浸透させる

日々の仕事を通じて仕組みがどんどん改善されていく中で、仕組みがしっかりと言語化されていて誰でも仕組み(社内ルール、マニュアルなど)が見える状態になっていないといけません。

 

>口頭での説明は悪。文字で共有、確認する仕組みがなぜ強いのか もお読みください。

 

もし、日々改善される仕組みが口頭でこの部分を変えますみたいなことになってしまったら、最新の状態は何か?ということがわからなくなってしまうわけです。

一部の人にしか伝わっていないで一部の人は変更を知らないということも出てきてしまいます。

仕組みは確実に言語化をしなければいけません。
また、誰でもいつでもアクセスできるようにしないといけないわけです。

スピード感のある会社であればあるほど、どんどん改善されていくため変更点が出てきます。

社長や特定の人は分かっているけど、分かっていない人がいるとなってはいけないわけです。
そのため改善したことをはじめ、仕組みを常に浸透させるということも仕組みにしないといけないです。

弊社の場合には、仕組みに変更があった場合には必ずどこをどう変えるのか、なぜなのかということを社内に通知をするようにしています。

そもそも社内を徹底的に言語化して、見える化をしていることは当たり前ですが、弊社開発の01組織クラウド上で社内の仕組みを一元で見える化、管理しているため、変更履歴、変更の通知なども簡単にできるようになっています。

仕組みづくりは、仕組みをつくること、仕組みを改善すること、改善した仕組みを浸透させることをそれぞれ仕組みにしていくことが成功の鍵となります。

01組織クラウドは組織、仕組みづくり、その浸透に特化をしたクラウドサービスになっています。
まずはお気軽にお問い合わせください。