超効果的なマニュアル、チェックシートづくりの4つのポイント

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マニュアル 組織/仕組みづくり

社内の作業系の仕事は、徹底的に分解して全て仕組みでできるようにしていく必要があります。
ここで言う仕組みとは、誰でも同じような結果をいつでも出せることです。
作業系の仕事はマニュアル、チェックシートをつくることで対応ができるようになります。
ここではマニュアル、チェックシートをつくるにあたって重要なポイントをご説明します。

>業務標準化に役立つ!マニュアルの作成方法と活用術 も合わせてお読みください。

やることだけでなく詳細を絶対に書く

ある仕事に関してのマニュアル・チェックシートをつくろうと思った場合に、その仕事でやることをただ箇条書きで書いただけでは足りません。

たとえば、セミナーの開催という仕事があったとします。
その中で、「テーブル、イスをセットする」ということがやることとして書いてあったとしましょう。
これを見てどのように思うでしょうか?

ほとんどの人はやることとしては分かるのですが、具体的にどのようにすればよいかが「???」となると思います。
そのため、このままの状態でマニュアル、チェックシートとしてしまうとマニュアルやチェックシートを見た人はマニュアルやチェックシートでは完結せずに質問が出てしまったり、本来配置してほしい形でテーブル、イスがセットされていない状態で準備がされてしまうことになると思います。

そのため、詳細を絶対に書かなければいけないのです。
詳細というのは、具体的な配置を決めて写真を貼り付けておくなどということです。
マニュアル、チェックシートのゴールはそれらを見て、活用して、何も考えずに無意識でその仕事ができるということなのです。

時系列に手順を細かく書く

マニュアル、チェックシートづくりにおいて当たり前ですが、どのような順番で作業をしていくと最も効率的なのかという観点と、その仕事を俯瞰した際に仕事のやり方が繋がって理解しやすいようにやることは時系列に並べるようにしましょう。

また、1つ目で「詳細を絶対に書くべき」と言いましたが、手順自体もできる限り細かく分解をして書くようにしましょう。
そこまで書かなくてわかってもらえるというような意識は捨てて、「マニュアル、チェックシートを活用すれば誰でもできる」を意識しましょう。

解釈、判断を入れさせない

マニュアル、チェックシートの中に実際にその仕事をする人の解釈や判断が入らないようにしなくてはいけません。

たとえば、セミナーの開催の仕事の中で、
「定刻になっても人数の集まりがよくない場合には、開始時間を少しずらしましょう」
とあったらどうでしょうか?
これが書いてあったら大変に困ることになると思います。
何名が集まりがよくないのか、何分ずらせばよいのか仕事をする人の解釈、判断となってしまうからです。

これまでたくさんの会社のマニュアル、チェックシートを見させていただきましたが、多くの会社でこのような解釈、判断が入ってしまっていました。
これではマニュアル、チェックシートの本来の効果の半分も発揮できません。
多くの会社が失敗するところですので、解釈、判断が入らないように具体的にしましょう。

たとえばですが、参加者の7割が揃っていない場合には、5分開始時間をずらし、5分後には人数に変化がなくとも必ず開始をするという記載になっていたらどうでしょうか?

初めての人でも仕事ができる

マニュアル、チェックシートの最大のメリットはそれらを活用することで、その仕事を初めてやる人でもできることにあります。

そのため一度マニュアル、チェックシートをつくってお終いということではなく、実際に作った後で初めての人でも仕事がしっかりとできるような内容になっているかどうかを検証して改善をどんどん進めていく必要があるわけです。

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