会社の生産性を上げる1歩目はすぐにできるフォーマット化

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中小企業、個人事業主ほどリソースが限られていますので、成果にど真ん中で直結しないことに対して時間をかける(考えたり、実際に動いて時間を使ったり)ことはしてはいけません。

成果に直結しないもののよくある無駄な時間の使い方として、メールやメッセージなどの文案を考えるということがあります。

お礼をはじめクレームを受けた場合など、もちろん個々のケースは異なる内容だったりするわけですが、(経験値のある人であればおおよそすぐに文章などをつくることができるわけです。)経験のない人の場合には、慎重になりすぎて文章を考えるのに数時間使いましたということがしばしばあります。

会社としてよくあるパターンごとに文章案をフォーマット化しておいて、フォーマットを使うことを基本的なルール(仕組み)にしたほうがいいです。

※お礼、クレーム対応が重要でないということを言っているわけではありません。

他にも、たとえば、日報の書き方がフォーマット化されていないで、社員に日報を書いてくださいというと、人によって大きなばらつきあがあったり、上司としては5-10分程度で仕上げてほしいと思っていたのに、30分かけて日報書いて時間を使っていましたということもあります。

営業資料の作り方、会議の仕方、お客さんへの訪問時の話す内容、商品の説明の仕方などメール、日報に限らず多くの仕事でこのようなズレや無駄が多く生じています。

これは間違いなくフォーマットをつくり、フォーマットを使うというルール化で相当程度効率化することができます。

すぐにできますので、経営者はフォーマット化をどんどん進めていきましょう。
弊社は経営者、個人事業主がどのように考えて、何をしていけば会社の成長、成果に繋がるのか、お金、時間、余裕持ちのとても強い会社、個人事業主になることができるのか知っております。

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